Bara uppgifter med ett tydligt slutdatum ska förses med ett slutdatum. Och det gäller i allra högsta grad det som faller under begreppet deadlines. I mitt fall rör det sig i huvudsak om två saker: Texter som ska lämnas eller föreläsningar som ska hållas.
I kombination med projektlistan, som ger en överblick över vad jag har på gång, blir slutdatumen för respektive projekt1 det verktyg jag behöver för att kunna planera mina arbetsdagar. Ett öga på projektlistan visar vad jag har på gång, och en avstämning med projektens deadlines ger vid handen vad jag behöver jobba med härnäst.
Att snabbt och enkelt kunna få överblick över dina deadlines är därför viktigt. Om du har projektlistan på papper är det uppenbart hur det ska gå till: Skriv ner dem där.
Om du däremot valt att ha dina uppgiftslistor i molnet, se då till att utnyttja tekniken på bästa sätt. Mitt förslag är att bryta ner projekten i mindre steg och låt det sista vara något i stil med Presentation av projekt X. Och ge det steget ett slutdatum.
De flesta uppgiftsappar och -tjänster har inte bara stöd för slutdatum utan också taggar eller liknande. Uppgifterna på listan kan ges lite extra sammanhang med hjälp av taggarna. En utmärkt att använda är just deadline.
Om du är konsekvent med att skapa en uppgift för målet av varje projekt, ger den en slutdatum och dessutom taggar den med deadline har du nu skapat förutsättningarna för omedelbar överblick.
De tjänster som stöder taggar har nämligen också filter- och sökfunktioner som låter dig skapa olika “vyer” av dina listor, där du får se olika delar beroende på hur du skapar dina sökningar.
Söker du efter uppgifter med taggen deadline och sorterar dem efter slutdatum får du en snygg lista, sorterad i kronologisk ordning.
Om du inte använder ett datorprogram för dina uppgifter men däremot har kalendern i datorn kan du uppnå något liknande där. Kalenderprogram kan innehålla olika kalendrar. Skapa en som heter Deadlines och skriv in dem där. När du vill få överblick, dölj alla andra kalendrar.
Med någon av de här två metoderna kan du inte bara se vad du lovat till vem och när och därmed veta vad du bör prioritera. Är du som jag frilans får du dessutom svart på vitt hur införsäljningen har gått och en påminnelse om att det kanske är dags att lägga på ett kol där.
Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.
För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.
Länkar till alla mina tips hittar du här.
[et_bloom_inline optin_id=optin_9]
- I den mån ett slutdatum finns. Somliga projekt har ingen hård deadline. ↩