Anders Thoresson

Effektivt

Devonthink har blivit min extrahjärna

Publicerad

I det 42:a avsnittet av Digitalsamtal pratade Carl och jag om hur man kan använda datorer för att minnas saker som behöver minnas, program och tjänster som fungerar som egna personliga referensarkiv. Det handlar alltså inte om att-göra-listor, utan om sparad ”kunskap”.

I mitt jobb som journalist tar jag in rätt stora mängder information en vanlig arbetsvecka. Jag läser artiklar och böcker, jag lyssnar på poddar och föreläsningar, jag gör intervjuer. Det handlar om research för specifika uppdrag eller en allmän omvärldskoll för att hålla mig uppdaterad om vad som händer inom de områden som jag bevakar.

Att ta in allt detta är bra. Men ännu bättre om jag också minns det. Och kan hitta tillbaka till det i framtiden. När jag gör research för en ny artikel vill jag kunna bläddra runt bland texter jag läst om ämnet och bli påmind om resonemang och fakta som jag glömt bort. Förhoppningen är att kunna använda tekniken för att göra bättre research och därmed också skriva bättre artiklar.

Därför har jag länge hållit ögonen öppna efter någon mjukvara som kan hjälpa mig. Ett arkiv där jag kan stoppa in både saker jag läst och saker som jag själv har tänkt och som jag kan plocka fram när jag någon gång i framtiden behöver det.

Evernote har två stora brister

Evernote är ett av de absolut vanligaste svaren när jag frågat efter förslag. Och det är inte svårt att förstå varför. Ett av de uppenbara sätten att använda Evernote är just så som jag vill göra. In i tjänsten går det att stoppa i stort sett vilken typ av data som helst. Textdokument, pdf:er, bilder, ljud och så vidare. Ordna i olika anteckningsböcker, lägg till taggar för att få ännu bättre styrsel på det som sparas, och sök sedan när du behöver något. Två funktioner gör Evernote särskilt bra: Texttolkning i pdf:er och bilder gör att det går att söka i mer än bara vanliga dokument. Och ett Chrome-plugin gör att jag varje gång jag googlar efter något påminns om vad jag redan har i mitt arkiv som också relaterar till sökningen.

Men trots att jag försökt använda Evernote flera gånger har det aldrig klickat för mig. En viktig anledning är att jag bygger mitt referensbibliotek för att det ska finnas tillgängligt över tid. Och som jag skrivit tidigare, tillgänglighet över tid är inte den bästa förhoppningen att ställa till en molntjänst1.

Men inte ens här och nu har Evernote levererat den nytta som jag letar efter. Det finns två sätt att hitta saker i Evernote: Det går att söka efter nyckelord. Eller leta utifrån de taggar som jag själv lägger till.

Vad jag vill ha är dessutom ett system som skapar kopplingar mellan det jag sparar, oavsett om det är en anteckning jag gjort själv eller en vetenskaplig artikel som jag läst.

Kopplingar mellan anteckningar – manuellt eller automatiskt

Får något år sedan läste jag om zettelkasten, ett sätt att ge varje anteckning ett unikt id-nummer och sedan använda det för att skapa de här kopplingarna. På pappret lät det precis som vad jag letade efter, ett sätt att skapa röda trådar i det jag sparar. Men jag insåg också rätt omgående att det är ett väldigt tidskrävande arbete. Som säkert betalar sig, eftersom man hela tiden jobbar aktivt med det man sparat och håller det fräscht i minnet. Men ändå, på tok för tidskrävande. Några zettelkasten skrev jag aldrig.

Hela tiden har jag haft ett halvt öga på ett annat program. Jag köpte det på pappret Evernote-lika Devonthink för länge sedan. Ett program där jag kan spara vilken typ av dokument som helst – men där det är Devonthink och inte jag som hittar kopplingarna mellan dem. Och där allt finns lagrat på mina prylar, inte på ett företags servrar i molnet.

Devonthink har dock inte fungerat särskilt bra i mobiltelefoner och pekplattor, vilket är ett annat krav jag har. Mycket av det jag läser läser jag i min iPad och då måste jag på ett enkelt sätt kunna spara saker och ting direkt från paddan.

I somras blev det möjligt när Devonthink släppte en ny, kraftigt uppdaterad version av sina iOS-appar. Och därmed var det också dags att ge Devonthink en rejäl chans.

Och redan efter några veckor kan jag konstatera att detta är väldigt nära det jag letat efter. Synkfunktionen mellan dator och telefon och platta är inte perfekt, men tillräckligt bra.

Vad som däremot är snudd på fantastiskt är just funktionerna för att hitta saker i mitt arkiv. Devonthink har algoritmer som på olika sätt analyserar innehållet i de dokument jag sparar. När jag sedan markerar ett av dem kan jag öppna ett fönster där Devonthink föreslår andra dokument i mitt arkiv som verkar handla om ungefär samma sak.

Och det är här det blir så oerhört användbart. Markerar jag en anteckning jag gjort om självkörande fordon letar Devonthink upp andra dokument om självkörande fordon. Tämligen omgående hällde jag in även mitt produktionsarkiv från mina 16 år som journalist i Devonthink. Vilket gav resultat direkt. När jag nyligen gjorde research om ett säkerhetsproblem på nätet kunde Devonthink påminna om en artikel jag skrivit om ungefär samma ämne. En artikel jag skrev 2010 och sedan länge glömt bort. Men som i allra högsta grad var relevant att läsa nu, i jobbet med den nya texten.

Inga egna filformat

Och här finns också en annan viktig aspekt värd att lyfta fram. Eftersom jag alltid haft en viss misstänksamhet gentemot molntjänster, inte minst de som sparar min data i egna format. Molntjänster skapar rent generellt en inlåsningseffekt, som blir ännu större hos tjänster med egna format. Dokument som jag har lagrade på min egen hårddisk kan jag däremot enkelt hantera som jag vill.

Att ta alla mina befintliga dokument – sparade anteckningar, artiklar jag skrivit och artiklar jag sparat – och hälla in dem i Devonthink innebar alltså inte någon teknisk utmaning eller ens ansträngning från min sida. Det var bara att välja mapparna med filer som jag ville stoppa in i systemet och sen vänta på att Devonthink gjorde sitt jobb.

Efter några veckor med Devonthink känner jag mig övertygad om att det här är ett program som jag kommer att använda under lång tid framöver. Det utvecklas av ett litet företag, men har funnits länge. Skulle företaget av någon anledning sluta med utvecklingen kan jag fortsätta använda Devonthink så länge programmet fungerar på de datorer jag har. Och den dagen det inte längre går kommer jag kunna flytta ut alla mina sparade dokument och ta med dem till en annan lösning istället.

  1. Det här har vi också pratat om i ett avsnitt av Digitalsamtal. ↩

Jo, du måste ha en uppgiftslista också

Publicerad

En fyra år gammal artikel från Harvard Business Review har fått nytt liv i mitt Facebook-flöde i veckan. Jag läste Daniel Markovitz artikel To-do lists don't work redan när den publicerades 2012 och tycker att texten har sina poänger.

Men jag hade problem med huvudbudskapet redan då och det har inte förändrats:

Stop making to-do lists. They’re simply setting you up for failure and frustration.

Problemet med att göra-listorna är enligt Markovitz bland annat att de innehåller för mycket och eftersom sakerna på den är av så olika karaktär – hur viktiga de är, hur lång tid de tar att göra, hur mycket energi de kräver – blir det svårt att använda listorna för att prioritera i arbetet och till slut blir de bara ett dåligt samvete.

Lösningen är enligt texten att slopa listorna och istället skriva upp allt som ska göras i kalendern. I kalendern är nämligen en av de mest begränsande faktorerna under en (arbets-)dag tydlig: Tiden du har till ditt förfogande.

I kalendern ser du vilka möten du har inbokade och därmed också hur mycket tid du som finns över till eget arbete:

It’s an eye-opening exercise: you’ll probably find that it’s tough — if not impossible — to find a place for everything. But this is the reality of your life. You’ve simply used the calendar to paint a true picture of the time commitments you have on your plate.

Markovitz har givetvis helt rätt när det gäller helikopterperspektivet som kalendern ger.

Men att följa hans råd fullt ut – ditch the to-do lists, and start living in your calendar today – är enligt min mening helt vansinnigt, ett angreppssätt som leder raka vägen till missade deadlines.

Detta av två anledningar, som jag tangerade när jag skrev om kalendrar i våras.

För det första: Står saker och ting i kalendern är det i någon mening en deadline, något som ska göras en viss dag, en viss tid. Men Markovitz förslag är i praktiken att hantera även sånt som inte har en deadline som en deadline. Och det är lurigt. Bara saker med ett skarpt slutdatum ska ha ett slutdatum. Eftersom hela syftet med en kalender är att visa vad som är på agendan en viss dag innebär det också att allt som står uppskrivet på kalendern idag hör till historien imorgon. Inte nödvändigtvis i bemärkelsen "är avklarat" men i bemärkelsen "inom synhåll". Och därmed är risken stor att det som inte blev gjort istället har blivit bortglömt.

För det andra: Uppgifterna som Markovitz skriver upp i sin kalender måste han hämta någonstans ifrån. Är det inte från en lista så är det från minnet. Och då är risken stor att det som ska kommas ihåg i själva verket blir bortglömt.

Som av en tillfällighet var Markovitz gamla artikel inte den ena om kalender vs. uppgiftslistor som dök upp i mitt flöde i veckan. I en serie texter tog sig även Patrick Rhone an samma fråga. Ur ett lite annat perspektiv men framför allt med en annan slutsats:

The down-and-dirty of making this work is to treat yourself and the things you have committed to doing that don’t involve other people directly just as importantly as that meeting or doctors appointment. The first step to doing that, I’ve found, is to give them space in the place next to all the other time based commitments you have made — on your calendar. Further, I would argue that until you do so you will continue to feel like you are scrambling just to keep up.

Precis som Markovitz konstaterar Rhone att en av de mest begränsade faktorerna är tid. Vi hinner sällan göra allt vi vill eller ens det vi måste. Lösningen är enligt Rhone att använda listor och kalender tillsammans: Plocka uppgifter från listan och lägg i dem som bokningar i kalendern. Det är är ett sätt att skaffa en realistisk plan för dagen.

Listorna får representera det som behöver göras, på sikt. Välj det du behöver/vill/har möjlighet att jobba med eller ägna dig åt under morgondagen, lägg in det i kalendern och ha samma förhållningssätt till de bokningar som du gör med dig själv som dem du gör med andra: Avboka – det vill säga ändra din plan – bara om du absolut måste.

Jag är övertygad om att det är rätt väg för att få rätt saker – och på sikt mer saker – gjorda.

Fem tips till dig som är din egen chef

Publicerad

Sedan augusti 2006 har jag varit frilans. Vilket också innebär att jag närmar mig 10 år som min egen chef. Det är upp till mig själv att se till att saker och ting blir gjorda, att rätt saker blir gjorda, vilket i slutänden leder till att det finns uppdrag att fakturera för. Det är också mitt eget ansvar att sköta administration, vara it-chef, personal-chef, vaktmästare och alla andra befattningar som finns i ett större företag.

Några erfarenheter som är värda att dela med mig av har jag gjort under de här tio åren.

Se till att ha marginaler

Oförutsedda saker händer. Som anställd finns det ofta någon att vända sig till när skrivaren slutar fungera. När man upptäcker att batterierna till diktafonen är slut minuten innan intervjun ska börja finns det ett förråd att hämta nya i. När tre deadlines plötsligt krockar finns det en chef som får bestämma prioriteringsordningen.

Som egenföretagare är det bara att tugga i sig att en onsdagsförmiddag får ägnas åt att först felsöka och sedan beställa ny skrivare. Att se till att batterierna är laddade. Och att hantera deadline-krockar på bästa sätt.

Ett sätt att lösa uppkomna situationer är att jobba mycket. Det skiljer inte anställda från egenföretagare, ibland krävs övertid för att hinna med. Utmaningen är att som egenföretagare se till att övertiden inte blir för stor, att värna sin lediga tid.

Målet är därför vara att ha marginaler, att ha slack i planeringen som lämnar utrymme för att hantera det oförutsedda.

Och det är här hela resonemanget om “effektivitetsmetoder” som Getting Things Done blir intressant på riktigt. Som jag skrivit tidigare: För mig handlar det i mindre utsträckning om att vara effektiv, betydligt mer om att ha kontroll över arbetsdagarna och -veckorna. Att undvika stress. Ett konkret exempel är att i möjligaste mån planera in deadlines med åtminstone några dagars mellanrum. Det ger mig de marginaler jag behöver – och behövs inte marginalerna har jag ännu inte träffat en uppdragsgivare som haft synpunkter på en för tidig leverans.

Se till att skaffa bra rutiner för uppgiftslistor, kalender och e-post, rutiner som ger dig överblick, kontroll och i förlängningen de marginaler som du kommer må bra av och glädjas åt.

Ta reda på vad du ägnar dina dagar åt

Som egenföretagare är det också mycket värdefullt att logga sin tid. Av två anledningar.

Den ena gäller den tid som jag kommer att fakturera för. Jag vill veta hur många timmar jag lägger på uppdrag X, Y och Z.

Den andra gäller hur jag använder min totala arbetstid. Hur mycket av den ägnar jag åt arbete som drar in pengar till firman, och hur mycket är kringarbete. Research, idéarbete, administration? Research och idéarbete vill jag ägna lagom mycket åt, administration så lite som möjligt.

På nätet finns gott om digitala stämpelklockor. Jag rekommenderar just nu Hours.

Skaffa en fysisk signal för arbetstid och fritid

För mig, som är pappa till två barn, har det varit viktigt att skilja på arbetstid och fritid. Men om man dessutom jobbar hemifrån, vilket jag gjorde i närmare åtta år, är det en utmaning. För mig blev lösningen promenader. En varje morgon, för att gå till jobbet, och en hem, så ofta jag kunde. Oavsett väder, på med kläderna, ut genom ytterdörren, en sväng i bostadsområdet och så hem igen.

Eftermiddagspromenaderna blev tyvärr inte alls lika många som de borde ha blivit och alldeles för ofta var jag kvar på jobbet i tankarna när resten av familjen kom hem. När jag nu jobbar från ett kontorshotell och får promenaden hem varje dag, oavsett om jag tycker att jag hinner eller inte, inser jag hur viktig den faktiskt är för nedvarvningen.

Fyll på med nya idéer

Som frilansjournalist – och egenföretagare i många andra branscher också – har jag själv det fulla ansvaret för att hitta nya idéer. Både till enstaka artiklar men också till hur företaget kan utvecklas över tid.

Fördelen är att internet är fullt av frön till bra idéer. Det gäller bara att hitta dem. Därför är det viktigt att förstå skillnaden på att söka och på att omvärldsbevaka och att ägna sig åt det senare på ett så bra sätt som möjligt. Enligt mig är RSS ett av de bästa verktyg som går att använda. Gärna kompletterat med Instapaper, för det du inte hinner läsa direkt, och med ett eget referensbibliotek där du sparar sånt du kan ha glädje av i framtiden.

Viss administration är tråkig men nödvändig

Strunta inte i att säkerhetskopiera din dator. Se till att ha ordning på lösenorden. Fatta medvetna beslut om vilka tjänster du väljer att använda. Lås inte in dig, utan skaffa ett eget domännamn.

Det är saker som tar lite tid att få på plats, men som en vacker dag äter upp varenda liten marginal du samlat på dig om du hoppar över det nu.

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]

Vad jag använder: Scapple

Publicerad

Tree är den outliner som jag oftast använder för att strukturera upp min research innan jag sätter mig och skriver en artikel.

Men ibland räcker inte Tree till. Om det är svårt att hitta en tydlig struktur i allt mitt material behöver jag ett verktyg som är mer som papper och penna, som låter mig tänka strukturerat på ett ostrukturerat sätt. Trees styrka är den tydliga hierarkin, men ibland blir den ett hinder.

Då startar jag istället Scapple.

Jag vet att många som skriver mycket och långt använder ett fantastiskt bra ordbehandlingsprogram som heter Scrivener. Scapple kommer från samma utvecklare och är det närmaste penna och papper jag sett i datorformat.

Datorprogram för att skapa Mindmaps finns hur många som helst. Scapple kan kategoriseras som ett av dem, men erbjuder samtidigt betydligt större frihet än något annat mindmap-program jag testat. Här finns inga krav på att saker och ting som skrivs ner ska kopplas ihop. Vill jag så går det, är det tills vidare bara en lös tanke kan den få hänga kvar uppe i högra hörnet på det virtuella pappersarket tills dess att det klarnat var i helheten det hör hemma. Kopplingar går att skapa med linjer, pilar, ramar, färgade bakgrunder – i kombinationer eller var för sig.

Och det är också här som den stora skillnaden jämfört med att faktiskt använda penna och papper kommer: Med datorn får jag ju alla möjligheter i världen att ändra, ändra igen och ändra en tredje gång utan att suddgummit nöter hål i pappret.

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]

Vad jag använder: Drafts

Publicerad

Eftersom min mobiltelefon nästan alltid finns på armlängds avstånd fungerar den utmärkt som anteckningsblock. Istället för att sprida ut tankar som dyker upp i stunden på de papperslappar som råkar finnas i närheten är det bättre att använda mobiltelefonen.

Men i vilken app?

Ibland direkt i det program där tankarna hör hemma. Omnifocus om det är en uppgift eller ett embryo till ett projekt, Ulysses om det är början på en text som ska skrivas.

Men oftast använder jag Drafts.

Tanken med Drafts är fungera just som ett fångstnät för flyende tankar. Men till skillnad från de anteckningsappar som brukar komma med telefonen har Drafts flera fördelar.

Den viktigaste är att Drafts går att koppla till andra appar i mobilen. Jag kan lätt skicka en anteckning vidare till Omnifocus eller Ulysses. Eller Facebook, Twitter, som ett mejl eller sms till förinställda mottagare. Eller spara som en textfil på Dropbox, direkt i den katalog där jag har alla mina lösa artikelidéer. Och massa andra funktioner.

Tack vare app-kopplingar, filtermöjligheter, makron från Textexpander, stöd för Markdown och annat behöver jag i förväg inte fundera på var något som dök upp i huvudet hör hemma. Istället kan jag se till att så snabbt som möjligt skriva ner det och sen, när tid finns – veckogenomgången, enkelt stoppa in det på rätt ställe.

En annan väldigt stor fördel som också kopplar till möjligheten att snabbt skriva ner och sen fortsätta med det jag håll på med är att Drafts i jämförelse med många andra appar i mobilen startar blixtsnabb.

Använder du en iPhone och jobbar mycket med text har Drafts en given plats på telefonens startskärm.

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]