En lista med dina projekt, dina övergripande mål, kan räcka långt. Men att bryta ner dem i sina beståndsdelar och lista varje steg på vägen mot målet kan också ha sina fördelar. Givetvis tar det mer tid, men det finns många situationer där det lönar sig.

För återkommande projekt som är till stor del liknar varandra sitter delstegen ofta i ryggmärgen. Många av de artiklar jag skriver är ett exempel på det. Jag ska övertyga en redaktör om att idén är bra, jag ska boka en intervju, jag ska göra intervjun och jag ska skriva artikeln. För att komma ihåg de här stegen behöver jag inte mer än en notering om att jag ska jobba med artikeln. Vilka stegen är och var jag befinner mig kommer jag ihåg.

Men så fort researchen kräver lite mer i form av inläsning och flera intervjuer, då är det dags att börja bryta ner det. Vad ska jag läsa, vilka personer ska jag intervjua och så vidare.

Att skriva ner stegen på papper duger, men att välja en molntjänst för listorna har många fördelar. En är att programmen och tjänsterna ofta gör det möjligt att tagga de olika uppgifterna. Ett sätt att utnyttja det i mer omfattande projekt där jag kommunicerar med många andra är att inte bara lägga in vad jag ska göra, utan också när jag väntar på något från någon. Typexempel: När jag mailar iväg intervjuförfrågningar lägger jag in en notering om att jag väntar på svar – en notering för var och en av dem jag skickat frågan till – och taggar dem med väntar. Sen kan jag använda filterfunktionen i programmet för att se allt jag väntar på och bestämma när det är dags att stöta på. Det här gör också att jag inte behöver bläddra runt i e-postprogrammet för att påminna mig om vem jag ännu inte fått iväg intervjuförfrågan till.

För projekt som inte har mycket gemensamt med andra jag ägnar mig åt är nyttan av att ordentligt tänka igenom vad som ska göras och i vilken ordning. Det är ett sätt att försäkra mig om att allt faktiskt kommer att bli gjort. Annars är risken stor att en titt på projektlistan bara påminner om att jag ska jobba med projektet, men inte med vad och därmed skjuter jag det på framtiden.

En detaljerad lista bjuder dessutom ofta på tillfredsställelsen att få markera något som avklarat. En detaljerad lista är också ett sätt att göra stora projekt mindre avskräckande. Det är en stor mental skillnad mellan att se Bestäm tapet till sovrummet istället för Renovera huset på listan med saker att göra.


Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.