De datorprogram och appar vi använder kommer fulla med funktioner och finesser. Vilket å ena sidan är bra, men å andra sidan kan skapa problem, merarbete eller onödig friktion om vi inte använder dem på rätt sätt.

I våra kalanderappar är standardinställningen för hur långt ett möte är ett typexempel på det. Jag är fullkomligt övertygad om att det bokas in långt fler timslånga möten än vad som egentligen behövs. Kanske räcker en halvtimme?

I våra datoriserade listor är funktionen för att ge en uppgift ett slutdatum ett annat exempel på något som faktiskt kräver lite eftertanke innan den börjar användas.

Ett exempel: Du ska vara klar med en viktig rapport den 16 maj. I ditt listapp skriver du därför “Rapporten ska vara klar” och sätter 16 maj som slutdatum.

Risken är nu stor att du inte ser den här uppgiften förrän på morgonen den 16 maj. Standardinställningen i många appar för uppgifter är att inte visa dem förrän den dagen de förfaller. Och då är det ju så dags, om uppgiften är stor. Två av lösningarna på det här har jag redan skrivit om: Du behöver en projektlista som kompletterar uppgiftslistan. Och du behöver bryta ner dina uppgifter i mindre beståndsdelar. Innan du kan skriva rapporten behöver du läsa in dig, samla in siffror, göra analysen, skapa diagram och så vidare.

Problemet är att det kan finnas en lockelse i att ge även deluppgifterna slutdatum. Mitt råd är att vara ytterst sparsam med det.

I kalendern ska du bara skriva upp saker som ska – verkligen ska – göras en viss dag, en viss tid. Och det är samma sak med uppgifterna: Bara de som ska vara klara en viss dag ska ha ett slutdatum. Alla andra ska vara datumlösa.

Anledningen är den samma som med kalendern. Det är bra att skilja på ambitioner och måsten.

De flesta program för uppgifter kan visa vilka saker som förfaller idag och under de kommande, 3, 5 eller 7 dagarna. Om du är alldeles för frikostig med slutdatum kommer de här listorna snart vara överbelamrade med saker. Inte som måste slutföras respektive dag, utan med saker som du har som ambition eller förhoppning att kanske, möjligen, eventuellt hinna med.

Och vad som är problemet med det? Samma som med kalendern. Du kan inte använda dina uppgiftslistor för att se vad som egentligen är på agendan, utan bara en lista som visar dina förhoppningar. Inte heller kan du använda listan som en hjälp att prioritera vad du faktiskt ska ägna din arbetsdag till. Dessutom leder det bara till massa extraarbete när du i slutet på varje arbetsdag måste gå in och ändra datum för allt du inte hunnit med.

Bättre då att det som får ett datum också är sånt som faktiskt ska vara klart ett visst datum.

Skillnaden mellan ett datum i uppgiftslistan och en bokning i kalendern är förhoppningsvis uppenbar. Ett slutdatum i uppgiftslistan säger inget om när jobbet ska göras, bara när det ska vara gjort.

Så vad landar vi i då?

  1. Uppgiftslistor där avstämningspunkter och skarpa deadlines får slutdatum.
  2. Listor som inte bara innehåller slutmålet utan också alla viktiga steg som leder dit.
  3. En daglig rutin att titta igenom projektlistan för att bestämma vad du ska jobba med under dagen, och sedan en titt på uppgiftslistan för respektive projekt du tänker ägna dig åt och där se exakt vad du ska göra.

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.