Vilka arkivmappar behöver din inkorg ha? Ett arkiv för allt, eller specifika arkiv för enskilda kontakter eller projekt? Och om man lyfter blicken frÄn e-posten: Ska allt som kommer till dig via e-posten ocksÄ sparas i en mapp i e-postprogrammet eller Àr det bÀttre att spara i en mapp pÄ datorns hÄrddisk?
Inkorgen ska vara en inkorg. Saker du ska göra ska finnas pÄ uppgiftslistan. Och saker som ska ske vid en viss tidpunkt en viss dag i kalendern. Resten kan arkiveras eller kastas.
Men vilka arkivmappar behöver din inkorg ha? Ett arkiv för allt, eller specifika arkiv för enskilda kontakter eller projekt?
Och om man lyfter blicken frÄn e-posten: Ska allt som kommer till dig via e-posten ocksÄ sparas i en mapp i e-postprogrammet eller Àr det bÀttre att spara i en mapp pÄ datorns hÄrddisk?
Ju bÀttre sökfunktion ditt e-postprogram eller e-posttjÀnst har, desto större chans Àr det att du klarar dig bra med en enda arkivmapp. NÀr vi letar efter ett mejl vet vi för det allra mesta vem det kom ifrÄn eller vem det var skickat till. Och dÄ Àr det ocksÄ enkelt att söka efter det.
Men om det handlar om e-post som du ofta vill se i ett större sammanhang kan en mapp vara bra. Det kan till exempel handla om ett projekt dÀr du kommunicerar med fem-sex personer. DÄ blir sökfunktionen plötsligt inte riktigt lika anvÀndbar om du enkelt vill kunna hoppa mellan e-post frÄn och till olika personer. MÄnga e-postprogram och -tjÀnster har funktioner som kan hitta de mejl som hör ihop, men det kan ÀndÄ underlÀtta att spara dem tillsammans i samma mapp.
SjÀlv har jag ett stort arkiv dÀr det mesta hamnar, medan de uppdragsgivare jag jobbar allra mest Ät har fÄtt egna mappar.
Om det dÀremot inte Àr sjÀlva innehÄllet i mejlet som Àr det intressanta, utan ett bifogat dokument, dÄ Àr mitt förslag att spara dokumentet till en mapp pÄ hÄrddisken. Det hÀr gÀller sÀrskilt om dokumentet Àr referensmaterial eller liknande som hör till ett större projekt. DÄ Àr det ofta sÄ att du sjÀlv letar reda pÄ andra dokument pÄ webben och kanske skapar en del material sjÀlv. Att dÄ spara allt i samma mapp pÄ hÄrddisken ger dig överblick. PÄ samma sÀtt som du vet att alla uppgifter finns pÄ uppgiftslistan och alla möten i kalender vet du att alla dokument som hör till projekt X finns i mappen X pÄ hÄrddisken.
En mer utförlig text om vilka mappar jag har skrev jag hÀrom veckan. DÀr tipsar jag ocksÄ om hur du kan anvÀnda smarta mappar, om den funktionen finns i ditt e-postprogram.
Det hÀr Àr ett inlÀgg i Ärets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlÀgg varje dag under 100 dagar i strÀck, med start den första mars. Jag Àr med för första gÄngen och har bestÀmt mig för att skriva 100 inlÀgg som hjÀlper dig att anvÀnda din dator pÄ ett smartare sÀtt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.
För att inte missa nÄgot av det jag skriver kan du prenumerera pÄ mejllistan hÀr nedan. Eller lÀgga till min webbplats i din RSS-lÀsare.
LÀnkar till alla mina tips hittar du hÀr.
[et_bloom_inline optin_id=optin_9]