En inkorg är alltså inte ett arkiv. Men för att inkorgen ska kunna vara en inkorg och inte ett arkiv krävs det att du vet var det som hamnar i inkorgen egentligen hör hemma.

Att vi pratar om e-post just nu är egentligen ointressant. “E-post” säger inget om vad det är du fått, bara hur du fick det. Principerna gäller alla dina inkorgar, digitala så väl som fysiska.

Det du behöver är en struktur som gör det möjligt att stoppa saker och ting där de ska vara:

Det viktiga är att saker från inkorgen arkiveras först när du har tagit hand om innehållet på rätt sätt. Är det en uppgift ska den skrivas upp i uppgiftslistan. Är det en mötesbokning ska den skrivas in i kalendern. Är det referensmaterial i form av ett pdf-dokument sparar du det på rätt ställe. Och så vidare.

Sen arkiverar du mejlet och går vidare till nästa.

Om du däremot “arkiverar” utan att först stoppa innehållet i mejlet där det här hemma, då har du bara flyttat problemet och därmed stressen från en mapp i e-postprogrammet till en annan.

Vad vi vill åstadkomma är känslan av kontroll, och den får du när du vet var du har olika saker. Och det är därför det är så viktigt att tillämpa de här principerna på så många inkorgar som möjligt. Vill du veta vad du har inbokat under morgondagen, då är det i kalendern och bara i kalendern du ska behöva titta. Inte i e-postprogrammet, Facebook-chatten, bland alla mottagna SMS och i pappershögen på både skrivbord och köksbänk.


Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.