Vid sidan av att göra-listorna är kalendern givetvis ett viktigt verktyg för att se till att rätt saker blir gjorda. Frågan är bara vad som ska skrivas upp i kalendern? Två saker:
- Allt som involverar andra människor och där ni kommit överens om en dag och en tid.
- Möten med dig själv.
Det första kräver ingen djupare förklaring. Har du bestämt träff med en eller flera andra personer, då är det också naturligt att skriva ner det i kalendern så att du ser när du är upptagen och med vad.
Varför du ska boka möten med dig själv är kanske inte lika uppenbart. Men det hänger ihop med att kalendern inte rätt ställe för uppgifter som du ska göra, men som inte måste göras vid en viss tidpunkt. De hör istället hemma på uppgiftslistan. Skriver du upp dem i kalendern är risken nämligen alldeles för stor att de inte blir gjorda och sedan glöms bort.
Exempel: Du har skrivit upp “Skriv klart mötesanteckningarna från senaste avdelningsmötet” i kalendern, idag klockan 11. Kvart i elva kommer en kollega förbi och ni ägnar en timme åt en annan arbetsuppgift. Sen är det lunch, och eftermiddagen är full med andra saker. Anteckningarna hinns inte med idag.
Till skillnad från ett program för uppgifter får du ingen varning om detta. Kalendern vet inte om du skrivit anteckningarna eller inte. Men i ett program för uppgifter hade anteckningarna fortfarande stått som oavklarade.
Så: Saker som inte måste göras vid en viss tidpunkt – på uppgiftslistan. Saker som måste göras vid en viss tidpunkt – i kalendern.
Och det här är mötena med dig själv kommer in. När du tittar på dina uppgiftslistor kommer du ibland inse att du i morgon eftermiddag måste ägna en timme åt mötesanteckningarna. Då, men bara då, skriver du upp dem i kalendern. Som ett löfte till dig själv: Imorgon låter jag inget annat störa, då har anteckningarna prioritet ett. Allt annat får vänta.
Om du använder kalendern på det här sättet, så att den bara innehåller saker som måste göras vid en viss tidpunkt, då blir den också ett bättre verktyg när någon vill boka in ett möte med dig. Då ser du direkt i kalendern om du har tid eller inte.
Av samma anledningar som med listorna tycker jag för övrigt att kalendern också ska ligga i molnet: Då är den alltid med, går inte att tappa bort och dessutom finns möjligheten att ha flera kalendrar, till exempel en för jobbet och en för delade familjeaktiviteter.
Och ett tips. Om du väljer att använda kalendern i datorn och mobilen, låt inte alla möten bli en timme långa bara för att det är standardinställningen.
Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.
För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.
Länkar till alla mina tips hittar du här.
[et_bloom_inline optin_id=optin_9]