Några år in på min yrkesbana som journalist gick jag från att vara reporter till vikarierande mellanchef. Det var ett kliv där mitt tidigare sätt att planera mitt arbete inte hängde med. Att hålla allt i huvudet var inte längre möjligt. Stressen kom som ett brev på posten.

Bara några veckor in på chefsstolen hittade jag den första svenska översättningen av Getting Things Done i Pocketshops butik på Sergels Torg i Stockholm. Av baksidestexten att döma kunde den möjligen erbjuda en lösning på mitt problem.

Jag köpte boken.

Jag läste den.

Och jag insåg – som så många andra – att det här säkert var ett system som fungerar. Om man har timmar att lägga på att administrera sitt jobb.

Det hade jag inte. Men jag insåg också att det fanns delar i David Allens metod som jag lätt kunde ta till mig. Framför allt fyra:

  • Att ha ett ställe att skriva upp det saker jag behöver komma ihåg. En anteckningsbok fick ersätta mitt ”lösbladssystem”.
  • Att faktiskt skriva upp allt som skulle kommas ihåg i boken. Gjorde omgående skillnad, när samma saker inte längre poppade upp i huvudet om och om igen.
  • Att ha en projektlista. I GTD är projekt målen du vill uppnå, medan stegen som leder dit är uppgifter som ska utföras. Båda är viktiga om man ska följa GTD till punkt och pricka. Men för mig var projektlistan den stora grejen. I mitt fall blev den framför allt en lista med de artiklar som reportrarna jobbade med. Gav snabb överblick över produktionsläget.
  • En veckogenomgång för att titta över allt, vad som är avklarat, vad som är på gång, vad nytt som kommit till.

Under de närmare femton år som gått sedan dess har jag steg för steg plockat in fler delar av GTD i mitt arbete, för att jag insett att de kan vara till hjälp och för att de blir lättare att tillämpa när det nu finns bra program och appar istället för papper och penna. Jag har också hämtat inslag från andra håll, och kommit på ett och annat själv.

GTD, och andra metoder, säljs ofta in med argument om att en ska bli effektivare på jobbet. Frågan som jag ibland får är i det ljuset relevant: “När övergår organiserandet för att bli effektivare till att bli en effektivitetshämmare i sig självt?”

Det finns en uppenbar risk att just det händer. Och jag har mer än en gång lagt alldeles för många timmar på att byta program eller organisera om mina listor bara för att.

Men för mig är det viktiga inte huruvida jag blir effektivare eller inte. För mig handlar det om kontroll och om att hålla stressen borta. Och i ljuset av det är ett app-byte kanske inte rätt sak att lägga tid på, men att då och då gå igenom alla listor för att kolla om något är bortglömt är faktiskt inte så dumt. Till och med bra.

Idag, när jag jobbar som frilans, är ordning och reda på det jag ska göra en förutsättning för att jag ska kunna hålla mina deadlines, planera in rätt intervjuer vid rätt tillfälle, komma ihåg att fakturera och att göra skatteinbetalningar. Se till att jag får tid att läsa, åt idéarbete, åt egna projekt.

Om jag dessutom får mer gjort (vilket jag för all del tror) är det bara en välkommen bieffekt.

I ett antal texter kommer jag att förklara hur jag sköter planeringsarbetet i mitt företag. Du hittar länkar till dem alla på samlingssidan Effektivt, under rubriken Få rätt saker gjorda.


Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.