De senaste dagarna har jag skrivit om hur jag tycker att du ska hantera e-posten som dyker upp i din inkorg. Men det finns också en del du kan göra för att minska inflödet eller se till att det åtminstone är stor chans att det som dyker upp där är relevant.
Skicka få mejl – och var varsam med CC #
Eftersom många mejl också renderar ett svar, även om det bara är ett kort Tack! eller Okej!, kan det vara en bra idé att fundera på om mejlet ska skickas över huvud taget. Eller kan innehållet helt enkelt vänta till lunchen eller avdelningsmötet senare i veckan?
Av samma anledning, var också varsam med CC-funktionen. Behöver verkligen alla personer du lagt till som mottagare av en kopia ha en kopia? Ta bort dem som är överflödiga, både för din och deras skull.
Sätt stopp för datorerna #
Ett annat sätt att minska inflödet är att gå igenom inkorgen i jakt på mejl som inte kommer från andra människor utan skickats från datorer. Hit hör reklamutskick från företag, e-postnotifieringar från sociala medier, nyhetsbrev för nättidningar och så vidare.
Säg upp prenumerationer från företag och nättidningar, eller skapa RSS-prenumerationer istället.
Det du vet är mindre viktigt filtrerar du bort #
Och för de nyhetsbrev och liknande som du vill ha kvar, skapa automatiska filter som flyttar dem direkt från inkorgen till en mapp för nyhetsbrev. Då kan du titta där när du har tid, och inte låta viktiga mejl från kollegor och kunder försvinna i nyhetsbrevsfloden.
Skriv vettiga ärenderader #
Skicka aldrig e-post som har ärenderader som Diverse eller Tre korta frågor. Mottagaren är inte på något sätt hjälp av en sådan ärenderad. Och inte du själv heller, när svaret kommer med ett Re: Diverse. Särskilt viktigt att använda bra ärenderader är när du skickar mejl till personer som du ofta kommunicerar med.
Förklaringen är enkel: Om du under ett år skickar några hundra mejl till Anders Thoresson, alla med ärenderaden Diverse eller något liknande, då är det förvisso lätt att använda e-postprogrammets sökfunktion för att hitta alla mejl till eller från mig, men det är inte lätt att hitta just det mejl som du letar efter.
Tillsammans syftar de här råden till en sak: Att hålla nere antalet mejl som dyker upp i din inkorg och se till att de som hamnar där har så hög relevans som möjligt.
Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.
För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.
Länkar till alla mina tips hittar du här.
[et_bloom_inline optin_id=optin_9]