Under lunchdiskussionerna och Àven efterÄt Àr det nÄgra deltagare som undrat varför jag fick upp ögonen för de hÀr metoderna och vad som gör att jag fortsÀtter att anvÀnda dem. Svaret Àr tvÄdelat: I första steget handlade det om att ta kontrollen över mina nya arbetsuppgifter. I det andra om att jag insÄg att tiden som jag la ner pÄ att fundera pÄ hur jag skulle skriva upp mina arbetsuppgifter betalade sig.
I veckan var jag en av förelÀsarna pÄ Workhack. Jag gav tips pÄ hur man stÀmmer i e-postfloden och Ätertar kontrollen över inkorgen, med mycket inspiration hÀmtat frÄn Merlin Manns Inbox Zero men ocksÄ frÄn David Allens Get Things Done.
Under lunchdiskussionerna och Àven efterÄt Àr det nÄgra deltagare som undrat varför jag fick upp ögonen för de hÀr metoderna och vad som gör att jag fortsÀtter att anvÀnda dem.
För mig började det med ett internvikariet som redaktionssekreterare pÄ Ny Teknik kring 2002/2003. Med den nya tjÀnsten kom spÀnda axlar och huvudvÀrk som ett brev pÄ posten. Sjukgymnastik pÄ företagshÀlsovÄrden hjÀlpte, men var trots allt en behandling av symptomen. Orsaken till stressen var alla nya arbetsuppgifter. Att ta steget frÄn att bara sköta sig sjÀlv till att ha ansvar för en hel tidningsdel krÀvde nya redskap.
Av en slump trillade jag över den svenska översÀttningen av David Allens Get Things Done pÄ Pocketshop pÄ Sergels Torg. Jag behövde inte blÀddra i den sÀrskilt mÄnga minuter innan jag insÄg att metoden kanske kunde vara nÄgot för mig.
Jag köpte, jag lÀste och jag kÀnde mig helt stressad över hur komplext systemet verkade. Men det fanns en sak som fastnade, och som jag bestÀmde mig för att testa: Projektlistan.
NÀr jag bara hade haft de artiklar jag sjÀlv skriver att bekymra mig för hade det ocksÄ varit lÀtt att hÄlla i huvudet vad jag hade pÄ gÄng. Men plötsligt skulle jag ha koll pÄ ett flöde, de artiklar som tidningens IT-reportrar skrev skulle varje vecka bli en tidning. I efterhand kÀnns det som en sjÀlvklar lösning, men att pÄ papper skriva ner vilka artiklar respektive reporter jobbade med och vilken vecka jag tÀnkte att de skulle vara med i tidningen gjorde hela skillnaden för axlar, nacke och huvud. En snabb titt pÄ listan var allt som behövdes för att se vem som höll pÄ med vad, och nÀr jag hade tÀnkt att publicera. Den snabba titten talade dÀrför om för mig vilken reporter jag borde stÀmma av med hÀrnÀst.
Efter nÄgra mÄnader med projektlistan skummade jag David Allens bok igen och började successivt lÀgga till fler av de delar han föreslÄr i mitt eget system.
Jag hade nĂ€mligen insett det som stressforskaren Frida Eek pratade om pĂ„ Workhack: Stress Ă€r resultatet av tvĂ„ faktorer â graden av krav och graden av kontroll. Gör du en bildsökning efter karasek theorell demand control hittar du flera varianter av den matris som hon visade i mĂ„ndags och tisdags.
NÀr jag började mitt vikariat klev jag rakt in i den kvadrant dÀr kraven Àr höga med kontrollen Àr lÄg, stresskvadranten. Men genom att steg för steg börja jobba enligt först David Allens och senare Merlin Manns principer för att göra-listan och inkorgen rörde jag mig steg för steg mot kvadranten dÀr kraven fortfarande Àr höga men Àven kontrollen Àr hög.
Idag anvÀnder jag OmniFocus för mina att göra-listor. Tidigare har jag anvÀnt bland annat Remember The Milk, Trello, Things och Todoist. Oavsett vilket program man vÀljer finns en inlÀrningströskel. Men insikten Àr att det Àr vÀrt att ta sig den tiden, att det frigör mer tid i andra Ànden. NÀr systemet vÀl Àr pÄ plats behöver jag inte lÀngre Àgna lika mycket tid Ät att fundera pÄ vad jag ska göra.
Svaret pÄ frÄgorna jag fick Àr alltsÄ tvÄdelat: I första steget handlade det om att ta kontrollen över mina nya arbetsuppgifter. I det andra om att jag insÄg att tiden som jag la ner pÄ att fundera pÄ hur jag skulle skriva upp mina arbetsuppgifter betalade sig.
Idag har frilansat i Ätta Är men arbetsdagarna Àr minst lika komplexa som nÀr jag satt som redaktionssekreterare pÄ Ny Teknik. Nu handlar det om att hÄlla koll pÄ artiklar jag har pÄ gÄng, inte sÀllan Ät fem, sex olika uppdragsgivare samtidigt, pÄ bokföring och administration och pÄ annat som har med sjÀlva företagandet att göra.
De arbetsmetoder som jag började jobba efter pÄ Ny Teknik har jag dÀrför fortsatta att utveckla och anpassa till arbetssituationen. Ibland har det handlat om ganska komplexa system, nÀr jag haft mycket pÄ gÄng. DÄ innehÄller listorna varje litet steg som krÀvs för att ta artiklar och andra projekt i mÄl. Under andra perioder har jag kunnat backa tillbaka till min startpunkt, med en enkel lista över de artiklar jag ska skriva.
Med tiden Àr det nÀmligen ocksÄ en lÀrdom jag gjort: Det finns en uppenbar risk att överadministrera sina listor. Mitt rÄd Àr dÀrför att bygga ut dem i smÄ steg, tills dess att kÀnslan av kontroll infinner sig. Och kanske testa ytterligare nÄgot av det David Allen, Merlin Mann eller nÄgon annan föreslÄr för att se om det tillför nÄgot extra. Men absolut inte sÀtta upp komplexa system bara för att nÄgon annan sÀger att det Àr sÄ man bör göra.
Vill du lÀsa mer om vad vi gjorde pÄ Workhack har Brit Stakston skrivit ett lÄngt inlÀgg. Och om det verkar intressant, anmÀl dig gÀrna till nÀsta upplaga! Den 26 januari arrangeras Workhack nÀsta gÄng, pÄ Palladium i Malmö.