Inkorgen ska vara en inkorg. Saker du ska göra ska finnas på uppgiftslistan. Och saker som ska ske vid en viss tidpunkt en viss dag i kalendern. Resten kan arkiveras eller kastas.

Men vilka arkivmappar behöver din inkorg ha? Ett arkiv för allt, eller specifika arkiv för enskilda kontakter eller projekt?

Och om man lyfter blicken från e-posten: Ska allt som kommer till dig via e-posten också sparas i en mapp i e-postprogrammet eller är det bättre att spara i en mapp på datorns hårddisk?

Ju bättre sökfunktion ditt e-postprogram eller e-posttjänst har, desto större chans är det att du klarar dig bra med en enda arkivmapp. När vi letar efter ett mejl vet vi för det allra mesta vem det kom ifrån eller vem det var skickat till. Och då är det också enkelt att söka efter det.

Men om det handlar om e-post som du ofta vill se i ett större sammanhang kan en mapp vara bra. Det kan till exempel handla om ett projekt där du kommunicerar med fem-sex personer. Då blir sökfunktionen plötsligt inte riktigt lika användbar om du enkelt vill kunna hoppa mellan e-post från och till olika personer. Många e-postprogram och -tjänster har funktioner som kan hitta de mejl som hör ihop, men det kan ändå underlätta att spara dem tillsammans i samma mapp.

Själv har jag ett stort arkiv där det mesta hamnar, medan de uppdragsgivare jag jobbar allra mest åt har fått egna mappar.

Om det däremot inte är själva innehållet i mejlet som är det intressanta, utan ett bifogat dokument, då är mitt förslag att spara dokumentet till en mapp på hårddisken. Det här gäller särskilt om dokumentet är referensmaterial eller liknande som hör till ett större projekt. Då är det ofta så att du själv letar reda på andra dokument på webben och kanske skapar en del material själv. Att då spara allt i samma mapp på hårddisken ger dig överblick. På samma sätt som du vet att alla uppgifter finns på uppgiftslistan och alla möten i kalender vet du att alla dokument som hör till projekt X finns i mappen X på hårddisken.

En mer utförlig text om vilka mappar jag har skrev jag härom veckan. Där tipsar jag också om hur du kan använda smarta mappar, om den funktionen finns i ditt e-postprogram.


Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.