Jag har genom åren hoppat fram och tillbaka mellan olika program för mina listor. Jag har använt Todoist, Things och Remember The Milk. Men till slut fastnade jag för Omnifocus. Av flera olika anledningar:

Listor som alltid är med mig

Omnifocus finns för Apples prylar, i riktigt bra versioner för både dator, telefon och platta. Det här innebär att jag alltid har mina listor med mig. Dessutom blir funktionerna för att snabbt och enkelt kunna lägga till saker på listorna allt bättre.

I datorn är inkorgen i Omnifocus bara en tangentbordskombination bort, oavsett vilket program jag för tillfället jobbar i. Det innebär att när en sak jag behöver komma ihåg dyker upp i huvudet kan jag väldigt snabbt skriva ner den på en plats där jag vet att jag kommer att titta igen.

I telefon och platta fungerar det nästan ännu bättre, tack vare en bra integration mellan Omnifocus och dela-funktionen som finns i iOS. Snabbt och lätt kan jag spara saker jag snubblar över till inkorgen.

Filterfunktioner som visar det jag behöver se

I Omnifocus finns gott om filterfunktioner. Jag har bland annat en vy som visar mina kommande deadlines, sorterade i kronologisk ordning. Jag har en vy för dagens arbetsuppgifter, en vy för pågående projekt, en för saker jag väntar på och en för saker som jag ska göra hemma. Att kunna separera jobb från privat är väldigt bra.

Påminnelse om veckogenomgång

Bra är också funktionerna för veckogenomgången, som påminner mig om vilka projekt det var länge sedan jag tittade till. Omnifocus visar då alla inplanerade uppgifter för respektive projekt, vilket bland annat är ett bra tillfälle att fundera på om jag verkligen vet vad som ska göras härnäst.

Stegvisa projekt

Projekt i Omnifocus kan vara av två olika slag, eller en mix av dem: Antingen ska uppgifterna utföras i en viss ordning, eller så kan de utföras i vilken ordning som helst.

Typexempel för mig är en artikel. Först ska jag göra intervjuer, sen ska jag skriva, sen ska jag lämna till redaktör och slutligen ska jag fakturera. Så långt är det en tydlig sekvens. Där jag inte kan göra nästa steg innan nuvarande är slutfört.

Men om flera personer ska intervjuas kan jag ofta planera och genomföra dem parallellt.

Tack vare att Omnifocus hanterar båda alternativen ser jag bara de uppgifter som jag faktiskt kan jobba med i projektet. Innan alla intervjuer är slutförda dyker inte “Skriv artikel” upp som ett möjligt alternativ.

Inte bara deadlines – utan även startdatum

Ett annat sätt att hantera vad som finns tillgängligt är startdatum. Till skillnad från deadlines, som talar om när något ska vara klart, bestämmer ett startdatum när Omnifocus ska visa en uppgift för mig.

Det här är väldigt bra bland annat för de saker som jag inte vill eller kan jobba med just nu, men vet att jag vill ägna mig åt sen. Jag vet att jag har en deadline den 15 juni, och att jag den 16 juni vill börja jobba med ett annat projekt. Då ger jag första uppgiften i det projektet 16 juni som startdatum och fram tills dess kommer det inte att pocka på min uppmärksamhet.

Återkommande uppgifter

Vissa saker ska upprepas vid vissa fasta datum. Momsredovisningen till Skatteverket vart tredje kvartal, den tolfte i den aktuella månaden. Andra saker behöver upprepas med ett visst intervall mellan tillfällena, där nästa tillfälle ska skapas med en deadline sju dagar efter senaste tillfället då den slutfördes.

Omnifocus hanterar båda möjligheterna. Och dessutom kan det lika gärna vara startdatum som deadlines som upprepas. Jag kan alltså ställa in att en uppgift ska få ett nytt startdatum 14 dagar efter det att jag slutfört uppgiften den här gången. Väldigt bra för saker som ska göras då och då, inte har bestämda deadlines, men som det inte heller finns anledning att göra allt för ofta. Så har jag till exempel skapat min påminnelse för att skicka fakturor.


Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.