Anders Thoresson

tips

Digitala marginalanteckningar från analoga texter med Prizmo Go

Publicerad

Om du läser mycket texter på papper, men vill kunna spara intressanta citat i datorn är Prizmo Go mobilappen som löser det åt dig. Ta ett kort, låt appen göra sitt och spara sen texten där du vill ha den.

För mig som journalist handlar arbetsdagarna inte bara om att skriva och att spela in poddar. Det är också att läsa. Massor. Böcker, tidningar, blogginlägg. Ibland läser jag som en del av researcharbetet inför en specifik artikel, ibland för att hålla mig uppdaterad rent allmänt.

Men oavsett varför vill jag ju också komma ihåg det jag läser. En hel del vill jag dessutom ha sparat på ett sätt så att jag enkelt kan referera till det senare. Många gånger innebär det direkta citat från texten jag läser.

Om källan är digitalt är det enkelt. Markera, kopiera och klistra in i mitt referensbibliotek.

Är det en tryckt källa är det bökigare, och framför allt mer tidskrävande: Lägg undan boken, plocka fram dator eller telefon och skriv av stycket som jag vill spara.

Nu finns det ju för all del forskning som säger att den som skriver för hand minns bättre än den som skriver på tangentbord och då är det kanske inte långsökt att tro att tangentbord är bättre än klipp-och-klistra.

Men i stunden, när jag sitter och läser, är det så mycket mer tidskrävande att skriva av att jag har färre sparade citat från tryckta källor än från digitala. Vilket är ett problem, eftersom jag läser väldigt mycket böcker om digitalisering.

”Köp e-böcker,” tänker säkert någon.

”Löser inte problemet,” svarar jag. Ur de flesta e-boksläsare och appar jag testat är det hopplöst bökigt att kopiera text. Dessutom föredrar jag fortfarande en tryckt bok framför en digital.

För något halvår sedan tröttnade jag till slut på det här manuella arbetet och bestämde mig för att följa mitt eget råd. När jag föreläser om hur man kan bli mer effektiv vid dator och telefon brukar jag säga att man ytterst sällan är ensam om de problem man har, och att det alltid nästan finns någon som löst det.

Så vad var det jag behövde? En app i mobilen som gör det möjligt att fotografera en text och sen omvandlar bilden från ett fotografi till redigerbar text med hjälp av bokstavsigenkänning. När jag väl kommit på vad det var för lösning jag letade efter blev det också enkelt att söka på nätet. Det tog inte många minuter innan jag hittade Prizmo Go, och sedan dess finns appen på min iPhones startsida.

Prizmo Go gör precis det jag ville, men bättre än jag hade tänkt. Jag fotograferar sidan med texten jag vill spara, sedan används teckenigenkänning för att skapa text och slutligen kan jag direkt i bilden dra med fingret för att markera vilka meningar det är jag vill spara. De dyker upp i en liten textruta där jag kan lägga till några egna kommentarer innan jag sparar allt till valfri app i mobilen.

Att jag till varje sparat citat skriver en mening eller två om varför jag sparade den hoppas jag kompenserar för att jag är lat och fotograferar originaltexten. Jag vet i alla fall att det hjälper mig att hitta tillbaka till sparade citat när jag behöver dem. Hur jag gör det, och appen Drafts som också syns i filmklippet, återkommer jag till i senare inlägg.

Foto Aaron Burden.

Så vinner du över en inkorg som svämmar över av e-post efter semestern

Publicerad

Om du inte haft ett halvt öga på e-posten under semestern är sannolikheten stor att första kollen efter sommaren resulterar i samma fråga som tidigare år: ”Hur ska jag ta mig an det här?”

Svaret är enklare än du kanske tror.

De flesta e-postprogram sorterar innehållet i mapparna i kronologisk ordning, med det nyaste mejlet överst. Till vardags, när man förhoppningsvis lyckas hålla hyfsat jämna steg med inflödet, kan det fungera.

För en överfull inkorg finns det ett betydligt bättre alternativ: Sortera istället alla mejl efter avsändare. Resultatet är en lista där allt som kommit från närmaste kollegan som jobbat under sommaren ligger grupperat tillsammans i listan. Inte uppblandat med nyhetsbrev, reklamutskick och så vidare.

Med den sorteringen gjort är det plötsligt väldigt mycket enklare att veta i vilken ände man ska börja: Leta upp mejl från chefen, kollegorna, de viktiga kunderna – människorna som är viktiga i det dagliga arbetet – och se vad som väntar där. Men här blir kronologin viktig. Det logiska skulle kunna vara att börja med det äldsta mejlen och jobba sig vidare därifrån. Mitt förslag är istället att börja med det senaste. Särskilt användbart är det rådet om det är väldigt många mejl från en och samma person, och dessutom spridda över en längre tidsperiod. Sannolikheten är i ett sånt läge stor att det mest tidskritiska är det som finns i det senaste mejlet, antingen i form av ett desperat rop på hjälp med det där problemet som stökat under hela din semesterperiod. Eller helt enkelt ett mejl som talar om att det där som efterfrågades för två veckor sedan inte längre är aktuellt.

När alla mejl från de viktiga kontakterna är hanterade (Och flyttade bort från inkorgen, mappen där nya mejl dyker upp heter just ”inkorg”, eller hur? Inte arkiv.) är det lika enkelt att ta itu med resten: Med två klick är till exempel alla inaktuella erbjudanden från favoritbutiken på nätet snabbt markerade och raderade.

Bonustips: Den här metoden är lika effektiv när man kommer tillbaka till jobbet efter en sjukdag. Eller till och med efter ett möte. Allt beroende på hur kraftigt inflödet av e-post är.

(Det finns förresten en generell lärdom att dra av detta: Standardinställningen i ett datorprogram är inte nödvändigtvis den bästa. Ett klassiskt exempel är kalendern. Hur många möten som skulle kunna klaras av på en halvtimme eller kanske ännu mindre blir bokade som timslånga historier bara för att det är vad programmet föreslår? En annan dag ska jag skriva om varför det kan vara värt att utforska möjligheterna i de program man använder mest, för att hitta smartare sätt att jobba på.)

Har ditt lösenord läckt?

Publicerad

Engångskoder är ett sätt att minimera problemen med läckta lösenord. Aktivera den funktionen där det går!

SVT:s program Dold får idag stor uppmärksamhet. Redaktionen har byggt en tjänst där du kan ta reda på om dina lösenord är på drift.

Genom åren har flera stora sajter runt om på internet drabbats av intrång där användardatabasen hamnat på drift. Och med den användarnas e-postadresser – och (kanske) lösenord.

Jag skriver “kanske”. Ibland har lösenorden varit i klartext, det vill säga begripliga för en människa. Ibland har de varit hashade, en slags kryptering. Men de hashfunktioner som använts har inte alltid varit de bästa. I praktiken är en dålig hashfunktion samma sak som klartext.

Dold har byggt en databas med e-postadresser som finns med i en del av de här läckorna. Matar du in din e-postadress får du reda på om den funnits med i några av läckorna, vilket i så fall också innebär att lösenordet som du använde på den aktuella sajten har hamnat i felaktiga händer.

Att använda tjänsten är riskfritt. Din mailadress är ju ingen hemlighet, och därför är det ingen direkt fara att knappa in den i formulär på webben. Det värsta som kan hända är att du drabbas av mer spam.

Men om din mailadress är med i sökningen, då finns det anledning att agera! Byt åtminstone på den drabbade sajten. Och om du använt samma lösenord på fler sajter, byt där också.

Använd orginalet – få en varning vid nästa läcka

Dolds tjänst är en svensk variant av haveibeenpwnd, utvecklad av säkerhetsexperten Troy Hunt. Jämfört med Dold har Hunts tjänst åtminstone två fördelar.

För det första innehåller den fler läckor. När jag söker på min e-postadress hos Dold får jag reda på att den funnits med i tre läckor. Hos Troy Hunt är siffran den dubbla. Genom att använda haveibeenpwnd får du alltså en bättre bild av när dina lösenord faktiskt har läckt.

Haveibeenpwnd har dessutom en notifieringsfunktion. Den låter dig prenumerera på varningar. Så snart en ny läcka sker – och det kommer att hända – där din e-postadress finns med – också högst troligt – kommer du få ett mail om det.

Hur minimera skadan av läckta lösenord?

Att lösenord kommer att fortsätta läcka innebär att du måste fundera på hur du ska minska konsekvenserna när det uppstår. Och det finns några saker du kan och bör göra:

  1. Återanvänd inte lösenord. Samma lösenord ska inte användas på mer än en webbplats. Om du inte orkar leva upp till det rådet, se åtminstone till att dina viktigaste konton är skyddade av unika lösenord. Allra viktigast är e-posten, eftersom det är dit nya lösenord skickas när du eller någon annan beställer ett nytt lösenord.
  2. Aktivera engångskoder. De flesta stora webbplatser, som Dropbox, Google, Facebook och så vidare, har i dag en funktion som ser till att det inte räcker med ett lösenord för att logga in. Du måste också mata in en engångskod, som antingen skickas som sms till din telefon eller skapas med en app i den. Absolut, det blir bökigare för dig när du ska logga in. Men för en obehörig som har ditt lösenord tar det stopp helt och hållet.
  3. Börja använda en lösenordshanterare, ett digitalt kassaskåp där du låser in dina lösenord och andra uppgifter. Det gör att du inte behöver komma ihåg alla unika lösenord, och det innebär dessutom att det blir lättare att leva upp till råden om väldigt långa lösenord. Själv är jag nöjd med 1password.

Läs och lyssna mer om lösenord

Om lösenord har jag skrivit och pratat om en hel del tidigare. Några länktips:

10 år som frilans – 10 tips till dig som just börjat

Publicerad

Första arbetsdagen efter årets semester var också min tioårsdag som frilansjournalist. Redan när jag pluggade på Journalisthögskolan i Göteborg började jag fundera på möjligheterna att frilansa. Gärna ett fast jobb först, för att få erfarenhet och kontakter. Men på några års sikt, gärna prova på att frilansa.

Våren 2006 kom möjligheten. Dagens Industri behövde en fast frilans som skrev tekniknyheter till di.se. Jag fick frågan om jag var intresserad och för mig var det uppenbart att det var chansen för mig.

Tio år senare är jag fortfarande frilansjournalist. Och trivs utmärkt med det.

Som arbetsmarknaden för journalister ser ut idag och tycks utvecklas framöver är frilansarna många och blir säkert fler. Det här är mina tips till dig som just startat ditt eget företag.

Nischa dig

Konkurrensen på frilansmarknaden är tuff. Samtidigt gör sig många redaktioner av med fast personal för att istället köpa material av externa skribenter. Ett uppenbart sätt att sticka ut är att nischa dig, skaffa ett område du kan bättre än någon annan. Det är en fördel både för dig själv och de redaktörer du kommer att jobba med.

För din egen del innebär det att du får maximal utväxling på det du redan kan och det du lär dig framöver. För varje jobb du gör kan du utnyttja din tidigare kunskap. Du behöver lägga mindre tid på att läsa in dig, mindre tid på att förbereda intervjuer. Och du kommer känna dig trygg, både i intervjusituationer och med dina färdiga texter.

Min erfarenhet är också att djupare ämneskunskaper gör det möjligt att hitta olika vinklar på samma ämnen. Vilket är utmärkt. Olika vinklar passar i olika tidningar, vilket gör dig mindre sårbar än om du skriver om massor av ämnen för ett fåtal redaktioner.

För redaktörerna på landets redaktioner innebär en tydlig nischning att de vet att du kan det du skriver om. När du till slut lyckats etablera dig som skribent inom just din nisch innebär det att du med större pondus kan sälja in artiklar, men kanske också att redaktörer hör av sig till dig när just deras tidning ska ha en artikel där ämnet egentligen ligger utanför redaktionens kompetens.

Omvärldsbevaka

För att kunna känna och kunna hävda att du har en nisch behöver du omvärldsbevaka, se till att du är uppdaterad på det allra senaste. Prenumerera på tidningar, hitta de bästa nyhetsbreven på nätet, följ bloggare och relevanta Twitter-konton. Sätt av tid varje vecka att åtminstone skumma nyhetsflödet, så att du vet vad som händer.

Behöver du hjälp att komma igång har jag skrivit mycket om omvärldsbevakning på nätet.

Skriv bra pitchar

För att sälja in en idé räcker det inte med att du hittat något intressant att skriva om. Du måste också hitta rätt sätt att skriva, hitta rätt vinkel.

När jag jobbade som redaktör på Ny Teknik tog jag emot många frilanspitchar där förarbetet inte var gjort. Oftast av frilansar som normalt sett inte skrev om teknik, som snubblat över något som var intressant (åtminstone för frilansen), letat efter tekniktidningar, hittat Ny Teknik och ringde mig.

Men många gånger var det "intressanta" känt sedan länge. Och andra gånger passade vinkeln över huvud taget i tidningen.

Så innan du försöker sälja in en idé, läs – eller åtminstone bläddra – i några tidigare nummer för att få en känsla för vilken typ av artiklar som publiceras. Och fundera på varför just den typen av artiklar är med i tidningen, vad är det redaktionen vill ge läsarna?

Du kan också försöka kontakta redaktörer på de tidningar du vill jobba för och fråga vilka frilansbehov de har. Kanske är det vissa artiklar som de anställda alltid skriver, medan andra gärna läggs ut på externa skribenter. Då är det slöseri med både din och redaktörens tid att försöka hitta artiklar av det förra slaget.

Se till att få skälig timpeng

När idén väl är insåld återstår att komma överens om arvode. Från redaktörens horisont kan diskussionen utgå från många olika faktorer, som textlängd, antal intervjupersoner eller något annat.

Men för dig är egentligen bara två saker intressanta: Hur mycket är redaktören beredd att betala i kronor och ören och hur lång tid tror du att det kommer ta för dig att göra jobbet? Hur och varför redaktören säger ett visst belopp spelar mindre roll, det viktiga för dig är att timpenningen blir rimlig (eller allra helst bra). Utan vettig timpeng kommer du inte att få någon stabilitet i ditt frilansande, eftersom konsekvensen antingen blir att du måste jobba för mycket eller att du inte får in pengar till mat och hyra.

En måttstock på vettig timpeng hittar du i SJF:s frilansrekommendation. Jag använder den ytterst sällan i en arvodesförhandling, men använder den nästan varje gång för att stämma av att det överenskomna arvodet är okej. Och här kommer återigen din grad av nischning in. Säljer du hela tiden artiklar som kräver mycket inläsning kommer timpengen att bli lägre. Gör du jobb om ämnen du redan kan behöver du inte lägga lika mycket tid på research och timpengen blir högre.

För att kunna hålla koll på timpengen behöver du också hålla koll på hur mycket tid du lägger på en artikel. Penna och papper eller Excel-ark funkar, men någon av nätets alla tjänster för tidsrapportering är bättre. Själv använder jag Hours.

Förankra jobbet i text

När du och redaktören är överens om allt, vinkel, textlängd, deadline och så vidare, skriv gärna ett kort mail till redaktören som sammanfattar överenskommelsen. Särskilt om det handlar om ett större jobb eller ett jobb åt en redaktion som du tidigare inte jobbat åt. Det är ett bra sätt att en sista gång stämma av att du verkligen förstått vad det är för artikel redaktören vill ha och därmed också något att falla tillbaka på när du väl börjar skriva artikeln. Inte sällan dyker nya intressanta aspekter upp under arbetets gång, men om det inte är vad du lovat redaktören är det heller inte vad du ska vinkla texten på om du inte först tar en diskussion med redaktören.

Håll ordning på vem du lovat vad och när

Det sista du vill göra är att missa en deadline. Du behöver därför planera ditt arbete noga, inte minst om du jobbar åt många olika uppdragsgivare. Som anställd går det alltid att ha en diskussion med chefen om hur arbetet ska prioriteras när saker och ting kör ihop sig. Som frilans har du sällan den möjligheten. Det går inte att ringa till redaktören på redaktion X och tala om att artikeln tyvärr blir några dagar sen eftersom du först måste bli klar med artikeln till redaktören på redaktion Y.

Lösningen är att se till att du har järnkoll på vilka artiklar som ska vara klara när och planera "baklänges" utifrån det. Vilka steg är det fram till färdig artikel? När behöver de vara klara för att texten ska bli klar i tid? Se också till att ha lite slack i planeringen, så att en sjukdag eller två inte innebär en katastrof. Behöver du inte utnyttja den tiden till artiklarna du jobbar med så är det istället tid för omvärldsbevakning, pitchar eller bokföring.

Håll det du har lovat

Att hålla dig till den utlovade vinkeln är bara en del av den viktiga formalian. Din redaktör vill givetvis ha en bra text, men hen vill också ha en text i tid, med rätt längd, med överenskomna faktarutor, bilder och så vidare.

Som redaktör på Ny Teknik fick jag mer än en gång ta emot texter som var dubbelt så långa som jag hade beställt. "Men det är ju så intressant," menade skribenten. Och jag kunde förvisso hålla med. Men det hjälper inte, när det finns plats för 4000 och inte 8000 tecken.

Som redaktör vill man få en text som är så nära publicerbart skick som möjligt. Jag har sett frilansar avslöja att de lämnat texter med en uppmaning till redaktören: "Jag är inte säker på att de här två faktauppgifterna stämmer, kan du vara snäll att kolla?"

Gör inte så!

Inse att du är företagare

Att vara frilans innebär att du från och med nu inte bara är journalist, utan dessutom företagare. Du har inte bara en reporterroll att fylla. Du är även företagsledare, personalchef, it-chef, ekonomiansvarig och marknadsansvarig. Du är din egen chef.

Ta de här rollerna på lika stort allvar som journalistjobbet. Inte minst ekonomibiten. Jag har i diskussionsgrupper för frilansjournalister sett många panikartade frågor om bokföring, moms och skatt från dem som just startat eget. Ta hjälp så att du får ordning på ekonomin från allra första början! Det är bästa sättet att undvika missförstånd runt exempelvis moms, eller hamna i en situation där det inte finns pengar när det är dags att betala skatten.

Säkerhetskopiera din dator

Din dator är ditt viktigaste arbetsverktyg. Se till att du har alltid har en färsk säkerhetskopia av allt som finns på den. Det är bättre att ta några timmar på att lösa det nu, än att försöka hantera en total hårddiskkrasch i efterhand.

Oroa dig inte för mycket för framtiden

Konkurrensen på frilansmarknaden har ökat rejält under de senaste åren. Som nybliven frilans kan det därför kännas som en osäker framtid. Tyvärr finns alltid en risk för att oro leder till förhastade och dåliga beslut. Som att gå med på arvoden som innebär en orimligt låg timpeng.

Jag tror att det är befogat att känna tveksamhet inför möjligheterna att på sikt försörja sig på jobb åt redaktioner som ägnar sig åt traditionell journalistik. På grund av problem med affärsmodellerna kommer många redaktioner sannolikt behöva skära i sina frilansbudgetar. Å andra sidan skärs det också bland de fast anställda, med ökade behov av frilansmaterial som konsekvens.

Jag tror också att det kommer finnas andra uppdrag än de traditionellt journalistiska där en frilansjournalists kompetens är efterfrågad. Behoven av att presentera information på ett begripligt sätt minskar inte. Snarare tvärt om.

Så om oron handlar om möjligheterna att försörja sig som frilansjournalist är den till viss del befogad. Om du däremot kan tänka dig att försörja dig som frilansskribent tror jag att saker och ting ser ljusare ut.

Fem tips till dig som är din egen chef

Publicerad

Sedan augusti 2006 har jag varit frilans. Vilket också innebär att jag närmar mig 10 år som min egen chef. Det är upp till mig själv att se till att saker och ting blir gjorda, att rätt saker blir gjorda, vilket i slutänden leder till att det finns uppdrag att fakturera för. Det är också mitt eget ansvar att sköta administration, vara it-chef, personal-chef, vaktmästare och alla andra befattningar som finns i ett större företag.

Några erfarenheter som är värda att dela med mig av har jag gjort under de här tio åren.

Se till att ha marginaler

Oförutsedda saker händer. Som anställd finns det ofta någon att vända sig till när skrivaren slutar fungera. När man upptäcker att batterierna till diktafonen är slut minuten innan intervjun ska börja finns det ett förråd att hämta nya i. När tre deadlines plötsligt krockar finns det en chef som får bestämma prioriteringsordningen.

Som egenföretagare är det bara att tugga i sig att en onsdagsförmiddag får ägnas åt att först felsöka och sedan beställa ny skrivare. Att se till att batterierna är laddade. Och att hantera deadline-krockar på bästa sätt.

Ett sätt att lösa uppkomna situationer är att jobba mycket. Det skiljer inte anställda från egenföretagare, ibland krävs övertid för att hinna med. Utmaningen är att som egenföretagare se till att övertiden inte blir för stor, att värna sin lediga tid.

Målet är därför vara att ha marginaler, att ha slack i planeringen som lämnar utrymme för att hantera det oförutsedda.

Och det är här hela resonemanget om “effektivitetsmetoder” som Getting Things Done blir intressant på riktigt. Som jag skrivit tidigare: För mig handlar det i mindre utsträckning om att vara effektiv, betydligt mer om att ha kontroll över arbetsdagarna och -veckorna. Att undvika stress. Ett konkret exempel är att i möjligaste mån planera in deadlines med åtminstone några dagars mellanrum. Det ger mig de marginaler jag behöver – och behövs inte marginalerna har jag ännu inte träffat en uppdragsgivare som haft synpunkter på en för tidig leverans.

Se till att skaffa bra rutiner för uppgiftslistor, kalender och e-post, rutiner som ger dig överblick, kontroll och i förlängningen de marginaler som du kommer må bra av och glädjas åt.

Ta reda på vad du ägnar dina dagar åt

Som egenföretagare är det också mycket värdefullt att logga sin tid. Av två anledningar.

Den ena gäller den tid som jag kommer att fakturera för. Jag vill veta hur många timmar jag lägger på uppdrag X, Y och Z.

Den andra gäller hur jag använder min totala arbetstid. Hur mycket av den ägnar jag åt arbete som drar in pengar till firman, och hur mycket är kringarbete. Research, idéarbete, administration? Research och idéarbete vill jag ägna lagom mycket åt, administration så lite som möjligt.

På nätet finns gott om digitala stämpelklockor. Jag rekommenderar just nu Hours.

Skaffa en fysisk signal för arbetstid och fritid

För mig, som är pappa till två barn, har det varit viktigt att skilja på arbetstid och fritid. Men om man dessutom jobbar hemifrån, vilket jag gjorde i närmare åtta år, är det en utmaning. För mig blev lösningen promenader. En varje morgon, för att gå till jobbet, och en hem, så ofta jag kunde. Oavsett väder, på med kläderna, ut genom ytterdörren, en sväng i bostadsområdet och så hem igen.

Eftermiddagspromenaderna blev tyvärr inte alls lika många som de borde ha blivit och alldeles för ofta var jag kvar på jobbet i tankarna när resten av familjen kom hem. När jag nu jobbar från ett kontorshotell och får promenaden hem varje dag, oavsett om jag tycker att jag hinner eller inte, inser jag hur viktig den faktiskt är för nedvarvningen.

Fyll på med nya idéer

Som frilansjournalist – och egenföretagare i många andra branscher också – har jag själv det fulla ansvaret för att hitta nya idéer. Både till enstaka artiklar men också till hur företaget kan utvecklas över tid.

Fördelen är att internet är fullt av frön till bra idéer. Det gäller bara att hitta dem. Därför är det viktigt att förstå skillnaden på att söka och på att omvärldsbevaka och att ägna sig åt det senare på ett så bra sätt som möjligt. Enligt mig är RSS ett av de bästa verktyg som går att använda. Gärna kompletterat med Instapaper, för det du inte hinner läsa direkt, och med ett eget referensbibliotek där du sparar sånt du kan ha glädje av i framtiden.

Viss administration är tråkig men nödvändig

Strunta inte i att säkerhetskopiera din dator. Se till att ha ordning på lösenorden. Fatta medvetna beslut om vilka tjänster du väljer att använda. Lås inte in dig, utan skaffa ett eget domännamn.

Det är saker som tar lite tid att få på plats, men som en vacker dag äter upp varenda liten marginal du samlat på dig om du hoppar över det nu.

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]