• Hoppa till huvudnavigering
  • Hoppa till huvudinnehåll

Anders Thoresson

  • Hem
  • Föreläsningar
  • Blogg
  • Effektivt
  • Digitalsamtal
  • Om
  • Show Search
Hide Search

produktivitet

En sönderhackad arbetsdag är en dålig arbetsdag

Publicerad 22 februari, 2013

mailblocker

Mailblocker – en pausknapp för e-posten.

Via Nicklas Lundblad hitter jag den här intressanta föreläsningen. Att nå ett tillstånd av flow, där vi tänker nytt, är kreativa, faktiskt skapar det vi har i uppdrag att skapa, kräver 20 minuter oavbruten uppmärksamhet. Men, säger Ben Hammersley, på alldeles för många arbetsplatser ges inte det utrymmet:

  1. Standardinställningen i Outlook är att hämta ny e-post var femtonde minut.
  2. Öppna kontorslandskap ska gynna kreativitet men lägger främst grunden för ökad kommunikation – och därmed ökad risk för att något stör.

Ben Hammersley menar också att många arbetsplatser har börjat mäta fel saker, man har börjat mäta eftersom det går att mäta. Som chef kan man till exempel skicka ett e-post på kvällen, för att testa om de anställda är på tårna. Slutsatsen i det resonemanget är att alldeles för många arbetsplatser optimerar för samarbete och kommunikation. Man mäter hur de anställda använder sina verktyg, inte vad de faktiskt utför och uppnår.

Min egen tidsstudieman

Som frilans är det viktigt för mig att hålla koll på min arbetstid, vad jag ägnar timmarna åt. Hur många timmar jag lägger på respektive artikel, men också hur mycket av min arbetstid som jag kan fakturera för och hur mycket som är annat.

Tiden som läggs på uppdrag, den har jag haft koll på sedan jag slutade som anställd i augusti 2006. De första åren nöjde jag mig med det. Men sen kom en gnagande känsla krypande: Hur mycket av min arbetstid kan jag faktiskt fakturera för? Och vad ägnar jag resten av tiden åt? Hur mycket tid lägger jag på idéarbete, hur mycket på administration och bokföring? Hur mycket försvinner på Facebook?

Jag började ha ett halvt öga på klockan och gjorde varje dag en anteckning som sammanfattade arbetsdagen: x timmar åt mina uppdragsgivare, y timmar research och idéarbete och så vidare.

Det gjorde saker och ting lite bättre. Jag ville givetvis att varje dag skulle ägnas åt så mycket fakturerbart arbete som möjligt, i andra hand åt research och idéer och så lite som möjligt åt administration och slösurfande.

Men det var ändå inte tillräckligt, av två anledningar. Tiden jag jobbar åt mina uppdragsgivare undantagen så var den dagliga sammanställningen bara en uppskattning mellan tummen och pekfingret. Och jag gjorde aldrig någon sammanställning av resultatet. Det intressanta är inte hur timmarna fördelas under en enskild dag, utan över längre tid.

Så efter att ha sneglat på verktyg för tidsrapportering ett tag bestämde jag mig för att testa Toggl. Det kändes inledningsvis helt bakvänt, att bli min egen tidsstudieman och klocka allt jag gör. Men det har visat sig fungera riktigt bra. Jag kan nu se vad jag ägnar mig åt, dag för dag, vecka för vecka, månad för månad.

Men den positiva bieffekten är just det där med oavbrutet arbete och flow. Varje gång jag växlar fokus startar stoppar jag timern som rullar i Toggl och startar en ny: Arbete med artikel X, bokföring, e-post och så vidare.

När jag började använda Toggl, då bestod varje dag av många korta insatser, jag hoppade väldigt mycket fram och tillbaka. Egentligen var det ingen överraskning, jag hade på känn att det var precis så. Men att se det svart på vitt fick mig att ta mig i kragen och jobba längre med varje uppgift.

Att jag hela tiden har en timer som rullar innebär också att jag måste ta aktiva beslut om vad jag ska ägna mig åt. Ska jag ta rast nu och kolla Facebook en stund, eller är det dags att ta tag i bokföringen? När jag tidigare gjorde en grov uppskattning i efterhand var det mycket oftare så att dagarna blev som de blev, snarare än som jag ville ha dem.

En pausknapp för e-posten

Någon har sagt något i stil med att “inkorgen är en att-göra-lista du själv inte har kontroll över”. Det är ett problem med e-posten. Ett annat är just det där med avbrott från det man egentligen ägnar sig åt. Man sitter och skriver, ett pling om ny e-post i inkorgen och sen är det en kamp för att inte växla program och kolla vad det var som kom.

Ben Hammersley hävdar i sin föreläsning att de som bara kollar e-post två gånger om dagen ökar sin produktivitet rejält. Jag tror honom.

Den enkla lösningen är att stänga ner e-postprogrammet och bara öppna det när jag bestämt att det är dags att läsa e-post och startar timern för e-post i Toggl.

Men den enkla lösningen fungerar sällan. Jag har väldigt mycket referensmaterial i e-posten och dessutom behöver jag ofta skicka e-post. Jag skulle kunna ställa in mitt mailprogram att bara hämta ny e-post manuellt, men ibland väntar jag på viktiga mail och vill då ha det igång i bakgrunden trots allt.

Nyligen hittade jag vad som verkar vara en fungerande kompromiss: Mac-programmet Mailblocker. I praktiken är det en specialanpassad brandvägg som spärrar min dator att hämta hem e-post men inte att skicka.

Tankarna om att ständiga avbrott sänker kreativiteten och produktiviteten är sannerligen inte något nytt. Läs gärna den här fem år gamla intervjun med Gloria Mark i Fast Company.

För många program kan störa – eller hjälpa dig få jobbet gjort

Publicerad 28 augusti, 2012

Clive Thompson skriver om multitasking i ett av de senaste numren av Wired. Ibland påstås det att ett ständigt hoppande mellan program stör koncentrationen, att det resulterar i att man inte får något gjort. Men det är inte hela sanningen:

One study of almost 200 high tech firms found that those led by managers who multitasked heavily had 130 percent better financial results than firms led by “monochronic” executives.

Varför?

It’s overall focus that matters. Those high tech managers were juggling interruptions, but it was all in the service of one overriding goal: making smart, fast decisions.

Slutsatsen, “only you can pay attention to your attention”, skriver jag under på.

Antalet program jag har igång varierar över arbetsdagen. Och när det är dags att skriva, då är det oftast bara två igång: Spotify för musik och Byword för min text.

Att skriva på en iPad

Publicerad 20 april, 2012

Noteshelf för intervjuanteckningar. Mindnode för att strukturera artiklarna. Och Byword för att skriva dem.

Så ser mitt korta svar ut när någon undrar vilka appar jag använder för att skriva på min iPad. Här är den lite längre versionen.

Noteshelf

Noteshelf har jag skrivit om tidigare. Och det är fortfarande en favorit. Med en penna som fungerar med iPadens skärm blir det en kombination som helt ersatt fysiska block för mig. Av två skäl:

Kopplingen till Evernote, dit jag exporterar alla anteckningar i pdf-format så snart jag är klar med dem, innebär att jag har dem tillgängliga när jag behöver dem, oavsett var jag är och oavsett om jag för tillfället sitter vid min dator, min iPad eller min mobiltelefon. Aldrig mer någon risk att jag råkat packa fel block i väskan när jag gav mig av från kontoret.

Att ha anteckningarna i digitalt format innebär dessutom att de garanterat finns kvar om jag behöver titta på den en månad eller ett år senare. Väldigt bra.

Mindnode

När jag jobbar med artiklar som bygger på många intervjuer och mycket research krävs mer arbete innan jag skriver texten. Ibland räcker det med att skriva ner några stolpar, men när det är ännu större jobb behövs ännu mer struktur. Och då gör jag mindmaps med hjälp av Mindnode. Programmet finns också för OS X. Ofta börjar jag med iPad-versionen och slutför tankekartan vid datorn.

Byword

Och så är det äntligen dags att skriva. I Byword. Textredigeraren är sedan en tid tillbaka min absoluta favorit. För att den är snygg, för att det med Markdown är enkelt att lägga till saker som länkar och listor när jag skriver blogginlägg, för att programmet skapar rena textfiler som går att öppna med vilket program som helst.

Men framför allt för att texterna sparas i molnet, antingen på Dropbox eller i Apples tjänst iCloud.

Själv föredrar jag Dropbox, för största möjliga flexibilitet och för att Dropbox till skillnad från iCloud låter mig sortera texterna i olika mappar. Dokument som ligger i Dropbox är också enkla att säkerhetskopiera, till skillnad från dem som ligger hos Apple.

Att ha texterna i molnet är en stor fördel eftersom jag då kan hoppa fram och tillbaka mellan mina olika prylar och skriva där jag befinner mig för tillfället. Det här blogginlägget började jag spalta upp i Byword i min telefon, efter att ha fått frågan om vad jag använder på Twitter.

Huvuddelen skrev jag i min iPad, och det sista slipandet gjorde jag i datorn. Utan att behöva göra någon handpåläggning för att flytta dokumentet mellan telefon, pekplatta och dator. Tack vare kopplingen till Dropbox sker det helt automatiskt, när inställningen väl är gjord.

Dynamiskt program utmanar Powerpoint

Publicerad 22 oktober, 2010

Bild efter bild i Powerpoint fungerar för presentationer med en rak och tydlig kronologi. Ska mer komplexa sammanhang beskrivas behövs något annat, tycker Peter Arvai.
Sedan två år tillbaka är han vd på ungersk-amerikanska Prezi som utvecklar ett alternativ.

[Läs mer…] om Dynamiskt program utmanar Powerpoint

”Målet är en Prezi i varje möte och på varje konferens”

Publicerad 22 oktober, 2010

Peter Arvai
Peter Arvai
Prezis vd Peter Arvai vill se en Prezi i varje mötesrum och på varje konferens.

2008 lämnade Peter Arvai jobbet som vd på Sanacore och flyttade från Sverige till Budapest. Där väntade vd-stolen på Prezi, företaget som menar att vägen till en bra presentation går via zoom-funktionen.

Hur uppstod idén till Prezi?

– En av företagets grundare, Adam Somlai-Fischer, pluggade på KTH som utbytesstudent. Först läste han till arkitekt, sen började han undervisa och blev dessutom forskare på Interaktiva Institutet. Det var när han skulle presentera sina projekt som han upptäckte bristerna i Powerpoint.

– Som arkitekt gör man ofta planlösningar, där både helheten och detaljerna är viktiga. Att prata med kunder om huset är nästan omöjligt utan att börja diskutera detaljer. I Powerpoint kan man ta olika delar av planlösningen och visa dem förstorade, i slide efter slide efter slide. Men Adam tycket inte att det fungerade bra, eftersom man snart tappade kontexten när man började titta på detaljerna.

När man kommer till slide 17 och ska titta på hur köket ser ut har man glömt var i byggnaden det ligger?

– Precis. Det var en av anledningarna till att Adam började fundera på ett zoomande gränssnitt.

Prezi har alltså sitt ursprung i Adams egna presentationer?

– Ja. Och det visade sig att folk gillade hans presentationer och undrade hur de skulle kunna göra egna. Problemet var att Adam skapade dem för hand i Flash, så det fanns inget annat sätt än att lära sig Flash.

Hur länge satt han och handkodade sina presentationer?

– I sju år. Första presentationen som liknar Prezi är från tidigt 2000-tal. Allt fler sa att de ville jobba på samma sätt, en av dem var Peter Halacsy. Han och Adam lärde känna varandra när Adam flyttade tillbaka till Ungern. Då jobbade de tillsammans i ett projekt som hette Kitchen Budapest, ett medialab som MIT:s, och satte sig ner och började fundera på en lösning som skulle göra det möjligt för vem som helst att göra liknande grejer. Det blev början till Prezi.

Så grundidén är att på ett snyggt och funktionellt sätt växla mellan överblicksbild och detaljer, utan att tappa kopplingen mellan dem?

– Det är ett bra sätt att beskriva det på. Det blir enklare för den som ska hålla presentationen att förbereda sig. Gör man det i ett traditionellt slide-format sitter man ofta och flyttar olika bitar mellan olika slides. I Prezi finns allt på en yta och det blir enklare att se helheten. Under presentationstillfället ger det publiken en bättre förståelse för hur idéerna hänger ihop, eftersom de inte presenteras på ett uppbrutet sätt. Så vi tror att det är ett bättre kommunikationsverktyg, använt på rätt sätt.

– Det vi snabbt lärt oss är att det finns massor av situationer där zoomningarna faktiskt betyder en hel del. Snabbt sammanfattat gäller det varje gång man har något som är mer än en enda enkel idé. Några exempel: En tidslinje, där man kan gränsa av diskussionen genom att zooma in. Likadant där man har stora projekt- eller organisationsplaner. Utan att prata om individerna i en organisation är det svårt att förstå hur den fungerar.

Så för ett tydligt linjärt skeende tycker du att Powerpoint eller Keynote fortfarande fungerar, men att Prezi är bättre om det är en helhet som hänger ihop av många delar?

– Jag skulle absolut säga så. Och då ska man komma ihåg att det är riktigt sällan vi har den där linjära historien. Sagor som Rödluvan är ett exempel, men i verkliga livet går en presentation sällan så tydligt från A till Ö.

När blev du vd?

– Adam och Peter kom så långt att de skapade en prototyp av hur editorn skulle fungera, och insåg att det skulle kunna bli ett företag. De började leta efter en vd och det var då Peter kontaktade mig. Vi hade träffat varandra när jag var produktchef på Mobispine och försökt rekrytera honom till företaget. Men jag lyckades aldrig anställa honom, istället blev det tvärt om. Jag satt som vd på Sanocore, som utvecklar webbplatsen omvård.se när frågan kom, och för två år sedan blev jag vd.

– Då fanns bara prototypen. Under sex månader utvecklade vi den till en produkt som lanserades i april 2009. Ganska omgående fick vi uppmärksamhet, främst i Europa. Under sommaren stängde vi vår första finansieringsrunda, där danska Sunstone och TED Conferences kom in som delägare. Det är en deal som jag är extra glad över. Normalt investerar TED inte i företag, och dessutom är de ju världens mest framgångsrika konferensarrangör vilket passar oss som hand i handske.

Du säger er första investeringsrunda, planerar ni en ny?

– I dagsläget är vi kassaflödespositiva, så just nu behöver vi inte mer kapital.

Så det finns inga planer på nya investeringsrundor?

– Vi är alltid intresserade av att jobba med bra människor. Tar vi in mer pengar är det i första hand för att få jobba med bra människor.

För att få in dem i styrelsen?

– Eller för att bygga vårt nätverk på andra sätt.

Hur stor omsättning har ni?

– Det berättar vi inte. Däremot kan jag berätta att vi nyligen fick vår miljonte registrerade användare. Det tog oss ungefär 18 månader att nå dit, vilket är bra om man jämför med andra. Twitter tog det till exempel två år.

Hur tjänar ni pengar?

– Det är gratis att börja använda Prezi, men om man inte betalar blir dina presentationer tillgänglig för vem som helst. Vill du ha privata presentationer finns två nivåer: 59 eller 159 dollar per år. Det dyrare alternativet gör dessutom att man kan jobba med Prezi utan internetuppkoppling.

Vad har ni för konverteringsgrad?

– Det pratar vi inte heller om än så länge.

I ert informationsmaterial jämför ni Prezi med Powerpoint. Hur mycket positionerar ni er mot Powerpoint och försöker locka över användare?

– Poängen är inte att positionera oss i förhållande till Powerpoint. Det viktiga är att förstå att Prezi är ett helt annat format. Det är inte slides, utan allt samlas på en enda “duk”. Sen tror jag, precis som du säger, att det finns tillfällen när slides fungerar väldigt bra. Ska man berätta Rödluvan kan man ha bilder som skapar en känslomässig effekt hos publiken. Vårt duk-format har stora fördelar när man ska förstå problem, komma överens och diskutera. Det kan man se på att folk många gånger föredrar en whiteboard framför slides i den situationen. Men en whiteboard är inte så lätt att ta med sig.

Men även om du säger att ni inte vill positionera er mot Powerpoint så står ju jag som användare inför ett val när jag ska skapa min presentation: Powerpoint, Keynote eller Prezi.

– Det går inte att förneka. Och jag tror att de flesta som använder Prezi idag gör det för att det är något nytt, inte så mycket för att man har funderat på hur kommunikationen ska bli så effektiv som möjligt.

Du menar att man väljer Prezi för att presentationen ska skilja sig från alla andras, att det är din presentation besökarna ska komma ihåg? Och på köpet börjar man inse fördelarna med ert verktyg?

– Förhoppningsvis, men jag kan ju inte garantera att man gör det. När man pratar om presentationer är det ofta TED-scenariet man ser framför sig. En person på scenen och många i publiken. Men presentationer spänner över ett mycket bredare fält än så. Det man gör när man samlas vid en whiteboard är också en slags presentation, men där vet man ofta inte i vilken ordning saker och ting ska komma eftersom publiken många gånger är mer aktiv. Istället är det diskussionen som uppstår som avgör presentationens riktning.

– Vi insåg att det här var något som fungerade dåligt med dagens datorprogram, där en person sitter vid tangentbordet och ska försöka fånga upp övriga deltagares tankar. Så vi funderade på hur en digital motsvarighet till en whiteboard skulle se ut och lanserade nyligen Prezi Meeting. Det är en gemensam yta där vi kan lägga in våra idéer, eller presentera den för andra. Men att skapa presentationen och visa den för andra är inte två aktiviteter så väsensskilda som man ofta tror.

Så med Prezi Meeting försöker ni återskapa en whiteboard i den digitala världen?

– Det skulle man kunna säga, men varje metafor har sina begränsningar. Vi är lite som Powerpoint, lite som en whiteboard. Båda metaforerna beskriver delar av det vi gör: Prezi.

– Med Prezi Meeting har vi gjort en intressant observation: När vi började använda Meeting internt trodde vi främst att det skulle vara till nytta när vi hade möten mellan kontoren i San Francisco och Budapest. Men mest använder vi det när alla sitter i samma rum.

Alla med var sin dator, och jobbar på samma yta?

– Precis. Och ganska ofta projicerar i upp översiktsbilden av Prezin i storformat på väggen, medan vi sitter och jobbar med detaljer i våra egna datorer.

Varför har ni öppnat ett kontor i San Francisco?

– Att vi finns i Budapest beror på att det är därifrån grundarna är. Men när jag kom in som vd sa jag att vi måste expandera till USA. Jag har sett många exempel på företag som kommer från en mindre europisk marknad, som Ungern eller Sverige, och försöker ta nästa steg genom att etablera sig i England eller Tyskland. Men då är det ofta en amerikansk konkurrent som får upp ögonen för det man gör och tar den amerikanska marknaden innan man hinner dit. Och då är man plötsligt reducerad till en regional istället för global spelare.

Ni började i Flash. Vad använder ni idag?

– Det är fortfarande Flash, men vi tittar på alternativ.

Apple har inget stöd för Flash i iPhone och iPad. Gissar att ni vill in där?

– Absolut, och det är en viktig anledning till att vi tittar på alternativ.

Hur stora är ni idag?

– 22 personer, men vi rekryterar så många vi kan.

Växer ni på tekniksidan, eller sälj och marknad?

– På alla fronter. Och på båda kontinenterna. Men det är mer fokus på marknad i USA, mer teknik i Ungern.

För att det är hårdare konkurrens om de bästa utvecklarna i San Francisco?

– Det kan man ju säga, utan att det är särskilt kontroversiellt.

Vad är ambitionen med Prezi?

– Att det ska finnas en Prezi på varje konferens och i varje mötesrum. Och att användarna där ska ha det roligare och kanske också komma på smartare idéer eftersom det är lättare att se hur saker och ting hänger ihop.

Nästa sida »

Missa inte min kommande gratis-bok med tips för uppgiftslistan, kalendern och e-posten!

Copyright © 2021 · Monochrome Pro på Genesis Framework · WordPress · Logga in