Anders Thoresson

gtd

Vad jag använder: Drafts

Publicerad

Eftersom min mobiltelefon nästan alltid finns på armlängds avstånd fungerar den utmärkt som anteckningsblock. Istället för att sprida ut tankar som dyker upp i stunden på de papperslappar som råkar finnas i närheten är det bättre att använda mobiltelefonen.

Men i vilken app?

Ibland direkt i det program där tankarna hör hemma. Omnifocus om det är en uppgift eller ett embryo till ett projekt, Ulysses om det är början på en text som ska skrivas.

Men oftast använder jag Drafts.

Tanken med Drafts är fungera just som ett fångstnät för flyende tankar. Men till skillnad från de anteckningsappar som brukar komma med telefonen har Drafts flera fördelar.

Den viktigaste är att Drafts går att koppla till andra appar i mobilen. Jag kan lätt skicka en anteckning vidare till Omnifocus eller Ulysses. Eller Facebook, Twitter, som ett mejl eller sms till förinställda mottagare. Eller spara som en textfil på Dropbox, direkt i den katalog där jag har alla mina lösa artikelidéer. Och massa andra funktioner.

Tack vare app-kopplingar, filtermöjligheter, makron från Textexpander, stöd för Markdown och annat behöver jag i förväg inte fundera på var något som dök upp i huvudet hör hemma. Istället kan jag se till att så snabbt som möjligt skriva ner det och sen, när tid finns – veckogenomgången, enkelt stoppa in det på rätt ställe.

En annan väldigt stor fördel som också kopplar till möjligheten att snabbt skriva ner och sen fortsätta med det jag håll på med är att Drafts i jämförelse med många andra appar i mobilen startar blixtsnabb.

Använder du en iPhone och jobbar mycket med text har Drafts en given plats på telefonens startskärm.

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]

Vad jag använder: Hours

Publicerad

Som egenföretagare vill jag ha koll på hur jag använder mina arbetsdagar. Vilka kunder jobbar jag åt? Hur mycket? Det handlar dels om att ha koll på den tid som jag fakturerar för. Men också om att ha koll på den tid som jag inte fakturerar för. Vad ägnar jag den åt? Finns det saker som tar för mycket tid?

Det här går att logga med penna och papper. Eller i ett Excelark.

Men det finns också en uppsjö av datoriserade stämpelklockor. Jag har länge använt en som heter Toggl, men nyligen bytt till Hours.

Båda tjänsterna låter mig hålla koll på olika uppdragsgivare, olika projekt och vad jag gör internt i företaget och ställa samman det i någorlunda snygga rapporter.

Hours vinner däremot på enkelhet – att det går snabbt att stoppa en timer och starta en annan, både i dator och i telefon. Dessutom mycket tydligare överblick över arbetsdagen, med bra möjligheter att korrigera eventuella fel.

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]

Vad jag använder: Omnifocus

Publicerad

Jag har genom åren hoppat fram och tillbaka mellan olika program för mina listor. Jag har använt Todoist, Things och Remember The Milk. Men till slut fastnade jag för Omnifocus. Av flera olika anledningar:

Listor som alltid är med mig

Omnifocus finns för Apples prylar, i riktigt bra versioner för både dator, telefon och platta. Det här innebär att jag alltid har mina listor med mig. Dessutom blir funktionerna för att snabbt och enkelt kunna lägga till saker på listorna allt bättre.

I datorn är inkorgen i Omnifocus bara en tangentbordskombination bort, oavsett vilket program jag för tillfället jobbar i. Det innebär att när en sak jag behöver komma ihåg dyker upp i huvudet kan jag väldigt snabbt skriva ner den på en plats där jag vet att jag kommer att titta igen.

I telefon och platta fungerar det nästan ännu bättre, tack vare en bra integration mellan Omnifocus och dela-funktionen som finns i iOS. Snabbt och lätt kan jag spara saker jag snubblar över till inkorgen.

Filterfunktioner som visar det jag behöver se

I Omnifocus finns gott om filterfunktioner. Jag har bland annat en vy som visar mina kommande deadlines, sorterade i kronologisk ordning. Jag har en vy för dagens arbetsuppgifter, en vy för pågående projekt, en för saker jag väntar på och en för saker som jag ska göra hemma. Att kunna separera jobb från privat är väldigt bra.

Påminnelse om veckogenomgång

Bra är också funktionerna för veckogenomgången, som påminner mig om vilka projekt det var länge sedan jag tittade till. Omnifocus visar då alla inplanerade uppgifter för respektive projekt, vilket bland annat är ett bra tillfälle att fundera på om jag verkligen vet vad som ska göras härnäst.

Stegvisa projekt

Projekt i Omnifocus kan vara av två olika slag, eller en mix av dem: Antingen ska uppgifterna utföras i en viss ordning, eller så kan de utföras i vilken ordning som helst.

Typexempel för mig är en artikel. Först ska jag göra intervjuer, sen ska jag skriva, sen ska jag lämna till redaktör och slutligen ska jag fakturera. Så långt är det en tydlig sekvens. Där jag inte kan göra nästa steg innan nuvarande är slutfört.

Men om flera personer ska intervjuas kan jag ofta planera och genomföra dem parallellt.

Tack vare att Omnifocus hanterar båda alternativen ser jag bara de uppgifter som jag faktiskt kan jobba med i projektet. Innan alla intervjuer är slutförda dyker inte “Skriv artikel” upp som ett möjligt alternativ.

Inte bara deadlines – utan även startdatum

Ett annat sätt att hantera vad som finns tillgängligt är startdatum. Till skillnad från deadlines, som talar om när något ska vara klart, bestämmer ett startdatum när Omnifocus ska visa en uppgift för mig.

Det här är väldigt bra bland annat för de saker som jag inte vill eller kan jobba med just nu, men vet att jag vill ägna mig åt sen. Jag vet att jag har en deadline den 15 juni, och att jag den 16 juni vill börja jobba med ett annat projekt. Då ger jag första uppgiften i det projektet 16 juni som startdatum och fram tills dess kommer det inte att pocka på min uppmärksamhet.

Återkommande uppgifter

Vissa saker ska upprepas vid vissa fasta datum. Momsredovisningen till Skatteverket vart tredje kvartal, den tolfte i den aktuella månaden. Andra saker behöver upprepas med ett visst intervall mellan tillfällena, där nästa tillfälle ska skapas med en deadline sju dagar efter senaste tillfället då den slutfördes.

Omnifocus hanterar båda möjligheterna. Och dessutom kan det lika gärna vara startdatum som deadlines som upprepas. Jag kan alltså ställa in att en uppgift ska få ett nytt startdatum 14 dagar efter det att jag slutfört uppgiften den här gången. Väldigt bra för saker som ska göras då och då, inte har bestämda deadlines, men som det inte heller finns anledning att göra allt för ofta. Så har jag till exempel skapat min påminnelse för att skicka fakturor.

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]

Glöm inte det du vill göra sen

Publicerad

Att skriva ner det som ska göras på uppgiftslistorna är en självklarhet. Men det finns också anledning att skriva ner sånt som kanske, möjligen, eventuellt måste eller förhoppningsvis ska göras eller hinnas med, någon gång i framtiden.

För mig är mina listor ett sätt att slippa stress på jobbet. Att veta vilken uppdragsgivare jag lovat vad och när. Att listorna hjälper till att hålla stressen borta handlar dels om att de ger överblick över bland annat mina deadlines.

Men det handlar också om att jag slipper ha allt som ska göras i huvudet. När jag inte behöver ägna tankekraft åt det kan jag ägna tankekraft åt att skriva istället. (För självklart har jag sett till att ha en bra säkerhetskopia på mina listor, så att det inte är en katastrof om listprogrammet kraschar.)

Och det är just för att slippa hålla för många saker i huvudet som jag inte bara skriver ner det jag ska jobba med nu, utan också sånt som jag kanske ska jobba med i framtiden. Lösa artikelidéer, tänkbara uppdragsgivare att kontakta, nya tjänster att testa, möjliga gäster till podden Digitalsamtal och så vidare.

Se därför till att ha en kanskelista. Och ta för vana att titta igenom den då och då.

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]

Med listorna i molnet behöver du inte lika många

Publicerad

Det börjar bli många listor nu. En med projekt, en med uppgifter, en med deadlines, en med sånt du väntar på, en med morgondagens viktigaste saker.

Jag har redan argumenterat för att dina listor hör hemma i molnet. Då utifrån ett resonemang om att alltid ha listorna tillgängliga, oavsett var du befinner dig.

Ett minst lika viktigt skäl är att många av listtjänsterna har funktioner som gör det möjligt att klara sig med en lista, och sen visa de delar av dem som motsvarar de olika listorna ovan.

I de flesta tjänster kan de olika uppgifterna du skriver upp förses med ett slutdatum. Det finns all anledning att vara försiktig med dem, men används de rätt kan de vara till stor hjälp. Tagga med deadline, ge ett slutdatum och använd sedan filterfunktionen för att visa alla deadlines, sorterade efter datum.

Med en tjänst för dina listor skapas projektlistan nästan automatiskt. I de flesta tjänster sorteras nämligen projekt in i olika mappar, och om mapparna då namnges på ett tydligt sätt blir listan med mappar i själva verket också listan med projekt. Om dina arbetsuppgifter är hör till ett antal olika ansvarsområden, överväg att först skapa mappar för respektive område, och lägg sedan projekten i dem. Allt för att få så bra överblick som möjligt.

En annan funktion som ofta finns är möjligheten att använda taggar. Alla uppgifter måste inte taggas, men det finns några typer som mår bra av det:

  • Saker som är kopplade till en viss kollega eller kund: Tagga med deras namn.
  • Saker som måste utföras på en viss plats: Tagga med platsens namn.
  • Saker som du väntar på: Tagga med Väntar.

Sedan kan tjänstens filter användas för att visa alla uppgifter som är taggade på ett visst sätt, oavsett i vilket projekt de finns. När du har ett möte med kollegan X, välj att visa alla uppgifter som är taggade med hens namn för att snabbt beta av dem. När du befinner dig på platsen Y, ta en titt i listappen för att se vad det var du skulle göra när du är där.

Under din veckogenomgång går du igenom projektmapp efter projektmapp och kollar att alla uppgifter som ligger där är aktuella och rätt. Att det är tydligt vad du ska göra närnäst. I vissa listappar kan du sedan välja att exempelvis bara visa nästkommande uppgifter i alla projekt som hör till ett visst ansvarsområde.

Omställningen från papperslappar eller enkla listappar tar givetvis tid. Inte minst att skapa de filter som är relevanta för dig. Men när det väl är gjort kommer du kanske få mer gjort, men framför allt göra det lättare att se vad som är rätt sak att göra.

Foto: kky

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]