Anders Thoresson

e-post

Några tips om inkorgs-kontroll

Publicerad

Min gratisbok om uppgiftslistor och inkorgar är inte klar. Däremot en kortare pdf med några av mina tips för bättre koll på alla inboxar vi har på jobbet. Och dessutom kan jag tipsa om ett referat från en av mina föreläsningar på samma ämne.

Den första oktober bloggade jag om en gratisbok jag börjat skriva, med mina tips om hur man får bättre ordning på jobbet. Eftersom det är ett sidoprojekt och hösten fylldes med andra uppdrag har jag inte kommit riktigt lika långt med den som jag hade hoppats.

Men några av de uppdragen som tagit min tid har handlat om just att få struktur på jobbet, föreläsningar och workshops i samarbete med Anders Mildner på Altitude Meetings i Malmö. Inför ett av de tillfällena, en öppen morgonföreläsning i Altitudes lokaler, skrev jag en kortare pdf med några av mina tips för inkorgarna. Generella tips, som inte bara kan fungera för att tämja e-posten utan för att ta itu med alla andra inkorgar också. Den fysiska, chattprogrammen, röstbrevlådan och så vidare.

Ett annat ”inkorgs-uppdrag” hade jag hos Sveriges Ingenjörer, en webbsänd lunchföreläsning för ett par hundra medlemmar som satt runt om i landet. Efter den föreläsningen skrev Ingenjören en sammanfattning av mina tips.

I väntan på att jag ska bli klar med min gratisbok kan de två texterna förhoppningsvis vara till glädje. Och om du inte redan gjort det, skriv gärna upp dig på min maillista dit jag kommer att göra ett utskick när boken är klar (och kanske några medan jag jobbar med den).

Skicka ett formulär.

Mina tips för uppgiftslistor och e-post i en gratis pdf-bok

Publicerad

När jag är ute och föreläser om hur man kan få bättre ordning på jobbet, på sina uppgiftslistor och i inkorgen i mailprogrammet får jag ofta frågan om det finns någon sammanfattning av det jag sagt. Hittills har svaret varit nej. Men snart är det ja.

Jag drunknar i e-post, hur kan jag ta kontroll över inkorgen? Jag känner inte att jag har koll på vad jag ska göra på jobbet, hur får jag det? Vad ska finnas i kalendern, och vad hör hemma i uppgiftslistan?

Frågor av det här slaget ger jag svar på i en av mina föreläsningar, den som handlar om hur man kan få ordning och reda på just inkorgar, uppgiftslistor och kalender. Under hösten kommer jag att samla mina tips och råd i en e-bok, som blir gratis att ladda ner från min webbplats. Mycket kommer att kretsa kring de fyra listor som hjälper till att återta kontrollen.

Om du vill få ett mail när boken är klar kan du fylla i det här formuläret. Och om det finns något du brottas extra mycket med får du gärna tala om vad, så kan jag kanske komma med förslag på en lösning.

Och i väntan på att jag blir klar med boken går det att läsa den text som tidningen Ingenjören skrev efter en webbsänd föreläsning jag gav om e-post, kalender och uppgiftslistor i mitten av september.

(Adresser som skickas in via det här formuläret kommer bara att användas för att skicka ut mail som har med boken att göra.)

Skicka ett formulär.

Foto: Glenn Carstens-Peters.

Vad jag använder: Mailmate

Publicerad

Sedan länge använder jag Fastmail för min e-post. Jag behöver något mer avancerat än vad mitt vanliga webbhotell kan erbjuda, inte minst möjligheten att skapa filter som stoppar in mail i rätt mappar direkt. Gmail är givetvis ett alternativ, men jag har aldrig blivit vän med Googles e-posttjänst trots att så många gillar den.

Fastmail har ett helt okej webbgränssnitt, men jag föredrar ändå att använda ett e-postprogram i datorn. Mitt val är Mailmate. Av ett par viktiga anledningar.

  • Virtuella mappar i kombination med bra sökfunktioner ger mig en bra överblick över e-posten.
  • Tack vare bra snabbkommandon kan jag bland annat flytta e-post mellan mappar, söka eller hoppa till valfri mapp utan utan att flytta högerhanden till musen.
  • Stöd för Markdown.
  • Möjlighet att finjustera notifieringarna, vilket i kombination med Quitter minskar risken för att jag fastnar i inkorgen när jag egentligen borde göra annat.
  • Mailmate lär sig vilka e-postadresser jag ofta skickar mejl till – och vilken av min adresser jag då vill använda som avsändare. Väldigt bra om man som jag har flera olika e-postkonton och av olika anledningar vill hålla dem separerade.

Gratis e-postprogram finns det många. Men om e-posten är ett viktigt arbetsverktyg är de femtio dollar som Mailmate kostar väl investerade pengar.

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]

Vad jag använder: Fastmail

Publicerad

Det finns det ett par krav jag ställer på den tjänst jag använder för e-post:

  • Självklart låter mig använda mitt egen domännamn.
  • Sällan har problem.
  • En supportavdelning som går att komma i kontakt med när jag eller tjänsten trots att får eller har problem.
  • Fri från annonser.
  • Bra funktioner för filter, eftersom det är ett sätt att hålla mängden mail i inkorgen på en hanterbar nivå. Det här inkluderar också ett effektivt stopp för spam och virussmittade bilagor.
  • Stöd för IMAP, den teknik som gör det möjligt att använda ett e-postprogram i dator eller mobiltelefon utan att e-posten raderas från e-postservern. Med IMAP spelar det alltså ingen roll från vilken pryl jag sköter e-posten, jag ser samma mail och mappar överallt.
  • Stöd för krypterade anslutningar, så att allt mellan min dator och mobiltelefon och e-postservern är krypterat.
  • Ett webbgränssnitt som jag kan använda om jag någon gång behöver kolla e-posten utan att ha några av mina egna prylar i närheten.
  • “Plusadresser” – möjligheten att skicka e-post till anders+någonting@thoresson.net. Det som står mellan + och @ är egentligen inte en del av mottagaradressen, utan bara ett sätt för mig att lägga till lite extra information om vem som skickade mailet eller i vilken mapp jag vill att det ska hamn. Jag brukar använda anders+webbplatsen@thoresson.net. Om det plötsligt börjar komma spam till den adressen är det bara att fimpa den, samtidigt som jag vet vem som spridit adressen vidare. Mailen hamnar dessutom direkt i en mapp som heter webbplatsen.

Sedan många år använder jag Fastmail, en tjänst som lever upp till alla kraven på den här listan. Den är till skillnad från många alternativ inte gratis. Men att betala för e-post gör jag mer än gärna. Den är trots allt ett av mina absolut viktigaste arbetsverktyg.

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]

Eget domännamn låter dig flytta på nätet

Publicerad

Det finns massor av tjänster som erbjuder e-post eller blogg utan att det kostar något. Problemet med dem är att adressen du nås på också är kopplad till tjänsten. Hos Google slutar din e-postadress på @gmail.com, hos Microsoft blir den @live.com. En blogg på WordPress.com får en adress som slutar på wordpress.com.

Det finns inga problem med de här domännamnen och adresserna i sig. De fungerar, dina vänner kan skicka e-post till dig och dina läsare hittar fram till din blogg.

Problemen börjar den dagen du inte längre är nöjd med Gmail eller vill ha din blogg någon annanstans än på WordPress.com. Flytten blir bara möjlig om du samtidigt byter adress.

Så här fungerade det också i mobiltelefonins barndom: Byte från en operatör till en annan innebar också ett nytt telefonnummer som skulle spridas i bekantskapskretsen. Sen infördes nummerportabilitet, möjligheten att ta med sitt telefonnummer från sin gamla operatör.

På nätet motsvaras telefonnumret av ett domännamn. Och äger du ditt eget domännamn istället för att låna någon annans, då kan du ta med dig din gamla adress när du byter tjänsteleverantör.

Domännamn går att jämföra med en telefonkatalog. På nätet används egentligen siffror som adresser. Men att komma ihåg att min webbplats finns på 91.201.60.14 är inte helt enkelt. Åtminstone inte lika enkelt som att komma ihåg anders.thoresson.se.

När du skriver in den adressen i din webbläsaren skickar den en fråga vidare till DNS, domännamnssystemet, och får då reda på vilken ip-adress som min webbplats har.

Fördelen med det här är att en webbplats kan byta ip-adress utan att domännamnet förändras, på samma sätt som en människa kan byta telefonnummer men fortfarande hittas i telefonkatalogen.

Äger du ett domännamn kan du välja vilken bloggtjänst som helst, och den dagen du byter till en annan tjänst pekar du den dit i stället. Det går exempelvis att koppla ett eget domännamn till Googles e-posttjänst Gmail eller till en blogg som finns på WordPress.com. Men den dagen ett annat företag erbjuder nya funktioner som du gärna vill ha kan du enkelt flytta dit. Det här är alltså ytterligare en aspekt av de plattformsval vi hela tiden gör, medvetet eller omedvetet.

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]