arbetsmiljö

Mailblocker – en pausknapp för e-posten.

Via Nicklas Lundblad hitter jag den här intressanta föreläsningen. Att nå ett tillstånd av flow, där vi tänker nytt, är kreativa, faktiskt skapar det vi har i uppdrag att skapa, kräver 20 minuter oavbruten uppmärksamhet. Men, säger Ben Hammersley, på alldeles för många arbetsplatser ges inte det utrymmet:

1. Standardinställningen i Outlook är att hämta ny e-post var femtonde minut.
2. Öppna kontorslandskap ska gynna kreativitet men lägger främst grunden för ökad kommunikation – och därmed ökad risk för att något stör.

Ben Hammersley menar också att många arbetsplatser har börjat mäta fel saker, man har börjat mäta eftersom det går att mäta. Som chef kan man till exempel skicka ett e-post på kvällen, för att testa om de anställda är på tårna. Slutsatsen i det resonemanget är att alldeles för många arbetsplatser optimerar för samarbete och kommunikation. Man mäter hur de anställda använder sina verktyg, inte vad de faktiskt utför och uppnår.

Min egen tidsstudieman

Som frilans är det viktigt för mig att hålla koll på min arbetstid, vad jag ägnar timmarna åt. Hur många timmar jag lägger på respektive artikel, men också hur mycket av min arbetstid som jag kan fakturera för och hur mycket som är annat.

Tiden som läggs på uppdrag, den har jag haft koll på sedan jag slutade som anställd i augusti 2006. De första åren nöjde jag mig med det. Men sen kom en gnagande känsla krypande: Hur mycket av min arbetstid kan jag faktiskt fakturera för? Och vad ägnar jag resten av tiden åt? Hur mycket tid lägger jag på idéarbete, hur mycket på administration och bokföring? Hur mycket försvinner på Facebook?

Jag började ha ett halvt öga på klockan och gjorde varje dag en anteckning som sammanfattade arbetsdagen: x timmar åt mina uppdragsgivare, y timmar research och idéarbete och så vidare.

Det gjorde saker och ting lite bättre. Jag ville givetvis att varje dag skulle ägnas åt så mycket fakturerbart arbete som möjligt, i andra hand åt research och idéer och så lite som möjligt åt administration och slösurfande.

Men det var ändå inte tillräckligt, av två anledningar. Tiden jag jobbar åt mina uppdragsgivare undantagen så var den dagliga sammanställningen bara en uppskattning mellan tummen och pekfingret. Och jag gjorde aldrig någon sammanställning av resultatet. Det intressanta är inte hur timmarna fördelas under en enskild dag, utan över längre tid.

Så efter att ha sneglat på verktyg för tidsrapportering ett tag bestämde jag mig för att testa Toggl. Det kändes inledningsvis helt bakvänt, att bli min egen tidsstudieman och klocka allt jag gör. Men det har visat sig fungera riktigt bra. Jag kan nu se vad jag ägnar mig åt, dag för dag, vecka för vecka, månad för månad.

Men den positiva bieffekten är just det där med oavbrutet arbete och flow. Varje gång jag växlar fokus startar stoppar jag timern som rullar i Toggl och startar en ny: Arbete med artikel X, bokföring, e-post och så vidare.

När jag började använda Toggl, då bestod varje dag av många korta insatser, jag hoppade väldigt mycket fram och tillbaka. Egentligen var det ingen överraskning, jag hade på känn att det var precis så. Men att se det svart på vitt fick mig att ta mig i kragen och jobba längre med varje uppgift.

Att jag hela tiden har en timer som rullar innebär också att jag måste ta aktiva beslut om vad jag ska ägna mig åt. Ska jag ta rast nu och kolla Facebook en stund, eller är det dags att ta tag i bokföringen? När jag tidigare gjorde en grov uppskattning i efterhand var det mycket oftare så att dagarna blev som de blev, snarare än som jag ville ha dem.

En pausknapp för e-posten

Någon har sagt något i stil med att “inkorgen är en att-göra-lista du själv inte har kontroll över”. Det är ett problem med e-posten. Ett annat är just det där med avbrott från det man egentligen ägnar sig åt. Man sitter och skriver, ett pling om ny e-post i inkorgen och sen är det en kamp för att inte växla program och kolla vad det var som kom.

Ben Hammersley hävdar i sin föreläsning att de som bara kollar e-post två gånger om dagen ökar sin produktivitet rejält. Jag tror honom.

Den enkla lösningen är att stänga ner e-postprogrammet och bara öppna det när jag bestämt att det är dags att läsa e-post och startar timern för e-post i Toggl.

Men den enkla lösningen fungerar sällan. Jag har väldigt mycket referensmaterial i e-posten och dessutom behöver jag ofta skicka e-post. Jag skulle kunna ställa in mitt mailprogram att bara hämta ny e-post manuellt, men ibland väntar jag på viktiga mail och vill då ha det igång i bakgrunden trots allt.

Nyligen hittade jag vad som verkar vara en fungerande kompromiss: Mac-programmet Mailblocker. I praktiken är det en specialanpassad brandvägg som spärrar min dator att hämta hem e-post men inte att skicka.

Tankarna om att ständiga avbrott sänker kreativiteten och produktiviteten är sannerligen inte något nytt. Läs gärna den här fem år gamla intervjun med Gloria Mark i Fast Company.