Skippa flyget – ta mötena virtuellt istället

Virtuella möten kan krympa reskostnaderna i kristider. Men teknikens möjligheter sträcker sig längre än så.
— Vi vågar lova att de virtuella mötena blir effektivare än de fysiska, säger Claes Runnquist på Volvo IT.

2008 ökade intresset för nätbaserade möten kraftigt hos Volvo-koncernen. I början av året gick det 10 virtuella möten på varje flygresa som en anställd gjorde. I slutet på året närmade man sig 50. Bara under november genomfördes närmare 90.000 virtuella möten.

— Vi är globala, så intresset för att träffas på det här sättet har funnits länge. Men det är klart att det ökar när det är dåliga tider, säger Claes Runnquist, på Volvo IT, globalt ansvarig för utvecklingen av nya arbetssätt som tekniken för virtuella möten möjliggör.

Kostnader, klimatpåverkan och kvalitet. Det är argumenten när han och kollegan Elisabeth Christborn talar om fördelarna med nätbaserade möten. Viktigt är också att tekniken gör det enklare att få balans mellan yrkesliv och privatliv, också i ett företag med verksamhet över hela världen.

Att kostnaderna blir lägre när inte alla deltagare samlas på samma plats är självklart. Och att klimatpåverkan därmed minskar lika så. Men hur kan mötena bli bättre?

— Det handlar till stor del om förberedelser. När man inte sitter samlade runt ett bord krävs ordning och redan och ordentliga förberedelser. Det räcker inte att skumma igenom dagordningen några minuter innan. Då går mötet åt skogen direkt, säger Elisabeth Christborn.

Hennes ansvar är att ta fram arbetssätt för globala team som beskriver hur man som mötesdeltagare ska bete sig och hur tekniken ska användas för att få ett effektivt möte. Som att man alltid börjar med att säga sitt namn när man får ordet i ett telefonmöte och instruktioner för när och var dagordningen och andra dokument ska finnas tillgänglig inför ett möte.

— Ofta blir det väldigt stort fokus på tekniken. Men vi säger att det handlar om 10 procent teknik. Det är människorna som avgör om ett möte blir bra eller inte. Och när man väl följer riktlinjerna gör man det i de fysiska mötena också. Som en bonus blir de också bättre, säger Elisabeth Christborn.

När nya team börjar använda virtuella möten är de ofta försiktiga. De första gångerna blir det ofta om extramöten som sätts in mellan de ordinarie.

— I början kan det bli en väldigt irritation över att ljudet försvinner i fem minuter. Samtidigt kan det finnas en väldig förståelse för att någon blir försenad fem timmar för att flyget strulade. Men till slut vänder det, att man vill ha sina viktiga möten virtuellt just för att inte behöva riskera att någon blir fast på flygplatsen i Frankfurt, säger Claes Runnquist.

Så lyckas ni med virtuella möten – råd från Claes och Elisabeth:

• Grundförutsättning: Se till att alla har samma tekniska plattform i sina datorer.
• Kom överens om hur man ska förbereda sig för ett möte. Var ska dagordning och andra dokument finnas? När? Det är viktigt att alla vet vad som förväntas av dem innan, under och mellan möten.
• Fundera igenom vilka personer som kan tänkas reagera negativt på ett förslag. Prata med dem i förväg.
• Kom överens om hur tekniken ska användas under mötet. Exempelvis att alla inleder med ”Det är Kajsa som pratar…”
• Sätt av tid i början på varje möte till att få igång tekniken.
• Var noga med att starta och sluta möten på utsatt tid och se till att dagordningen hålls. Skjut diskussioner som inte hör dit till ett annat tillfälle, så att alla kan komma förberedda.
• Ge någon i uppdrag att hålla koll på att riktlinjerna följs.
• Sätt inte bara upp riktlinjer för hur tekniken ska användas under mötena. Lika viktigt är hur man kommunicerar mellan dem. Kom överens om vad e-posten ska användas till, vad som passar bättre för diskussioner på webbforum, wikis eller bloggar.
• Om det inte tydligt framgår i en inbjudan till ett möte vad just du ska bidra med, tacka nej.
• Undvik att ta konflikter i virtuella möten inledningsvis. När användningen av tekniken satt sig blir det också möjligt.