De processer genom vilka företag och andra organisationer inhämtar och uttolkar information om konkurrenter, teknisk utveckling, politiska risker och affärsmöjligheter.

Så inleder Nationalencyklopedien förklaringen till ordet ”omvärldsbevakning.”

Internetguiden som jag just nu håller på att skriva ska hjälpa läsarna med första hälften, inhämtningen av information. Men den vänder sig inte bara till dig som i jobbet behöver hålla en koll på vad som händer med lagstiftning, hos konkurrenter eller med den tekniska utvecklingen. De tips och råd, nättjänster och datorprogram som boken går igenom är bra verktyg i arbetslivet men går också att använda av den som vill hålla sig uppdaterad med det senaste inom sitt fritidsintresse. Internetguiden kommer däremot inte att handla om hur man söker på nätet, vilket vi gör med hjälp av tjänster som Google och Bing.

Sök vs bevakning

Med jämna mellanrum publicerar analysfirmor och andra företag siffror som försöker kvantifiera nätets storlek. Men i det här sammanhanget spelar det ingen roll exakt hur stort nätet är eller hur snabbt det växer. Det räcker med att konstatera att mängden information på nätet är enorm, att den snabbt blir större och att det krävs genomtänkta strategier för att inte drunkna i det.

Tack vare nätets sökmotorer kan vi i den här stora informationsmängden ofta hitta det vi letar efter. Om nätet är en gigantisk höstack är söktjänsterna metalldetektorer som med varierande precision hjälper oss att hitta (informations-)nålar. Räcker det inte med att knappa in tre, fyra nyckelord kan vi skaffa oss en värstingmodell till metalldetektor (det vill säga komplettera sökorden med kommandon som begränsar sökningen till ett visst domännamn eller att bara gälla pdf-dokument) och öka chanserna för att vårt sökande är lyckosamt.

Men för den som vill hålla koll på senaste nytt i sina ämnen är sökningar inte ett effektivt sätt. Det ena problemet handlar om arbetsinsatsen. Att söka är att utföra en aktiv handling. Den tar därmed tid och ska dessutom komma ihåg att utföras. Inte heller är det säkert att något nytt publicerats sedan sist.

Det andra problemet handlar om hur söktjänsterna rangordnar resultatlistan. Ambitionen är att placera den mest relevanta länken överst. Samma sökning utförd med några veckors mellanrum kan därmed ge samma tio träffar på första sidan, trots att det publicerats massor av nya artiklar och blogginlägg om ämnet mellan tillfällena.

För att bli så effektiv i sin omvärldsbevakning på nätet måste målet istället vara att den i så stor utsträckning som möjligt ska vara automatiserad. Du ska lägga så lite tid som möjligt på att leta efter information, så mycket tid som möjligt på att använda den.

När man omvärldsbevakar räcker det inte heller att fokus bara ligger på ”mest relevant”, det behövs också en tidsaspekt. Om det är ett bevakningsområde där mängden nytt per tidsenhet är litet kan till och med tidsaspekten vara den enda faktorn. ”Jag vill ha allt som publicerats om ämnet X senaste veckan.”

Men det vanliga är sannolikt att vi i omvärldsbevakningen vill kombinera tidsaspekten och relevansen: Vi vill hitta det mest relevanta (eller åtminstone inte helt orelevanta saker) som publicerats om X den senaste dagen eller den senaste veckan.

Med detta sagt: Den automatiska omvärldsbevakningen har inte som ambition att ersätta de manuella sökningarna. Det finns givetvis en plats för dem båda: Bevakning för ett ständigt flöde, sökning i jakten på något specifikt.

Inte heller är det en målsättning att flödet som kommer via omvärldsbevakningen bara ska inte bara innehålla sånt du vet att du vill veta utan också en hel del sånt du inte visste att du vill veta. Om sökningar i första hand ger svar på frågor du ställer så ska flödet också ge svar på frågor som du inte visste att du var intresserad av.

Det här är ett i en serie av blogginlägg som handlar om arbetet med en uppdaterad version av Internetguiden Flöden, kvitter och statusuppdateringar – om omvärldsbevakning på nätet. Du kan läsa mer här.