Det börjar bli många listor nu. En med projekt, en med uppgifter, en med deadlines, en med sånt du väntar på, en med morgondagens viktigaste saker.

Jag har redan argumenterat för att dina listor hör hemma i molnet. Då utifrån ett resonemang om att alltid ha listorna tillgängliga, oavsett var du befinner dig.

Ett minst lika viktigt skäl är att många av listtjänsterna har funktioner som gör det möjligt att klara sig med en lista, och sen visa de delar av dem som motsvarar de olika listorna ovan.

I de flesta tjänster kan de olika uppgifterna du skriver upp förses med ett slutdatum. Det finns all anledning att vara försiktig med dem, men används de rätt kan de vara till stor hjälp. Tagga med deadline, ge ett slutdatum och använd sedan filterfunktionen för att visa alla deadlines, sorterade efter datum.

Med en tjänst för dina listor skapas projektlistan nästan automatiskt. I de flesta tjänster sorteras nämligen projekt in i olika mappar, och om mapparna då namnges på ett tydligt sätt blir listan med mappar i själva verket också listan med projekt. Om dina arbetsuppgifter är hör till ett antal olika ansvarsområden, överväg att först skapa mappar för respektive område, och lägg sedan projekten i dem. Allt för att få så bra överblick som möjligt.

En annan funktion som ofta finns är möjligheten att använda taggar. Alla uppgifter måste inte taggas, men det finns några typer som mår bra av det:

  • Saker som är kopplade till en viss kollega eller kund: Tagga med deras namn.
  • Saker som måste utföras på en viss plats: Tagga med platsens namn.
  • Saker som du väntar på: Tagga med Väntar.

Sedan kan tjänstens filter användas för att visa alla uppgifter som är taggade på ett visst sätt, oavsett i vilket projekt de finns. När du har ett möte med kollegan X, välj att visa alla uppgifter som är taggade med hens namn för att snabbt beta av dem. När du befinner dig på platsen Y, ta en titt i listappen för att se vad det var du skulle göra när du är där.

Under din veckogenomgång går du igenom projektmapp efter projektmapp och kollar att alla uppgifter som ligger där är aktuella och rätt. Att det är tydligt vad du ska göra närnäst. I vissa listappar kan du sedan välja att exempelvis bara visa nästkommande uppgifter i alla projekt som hör till ett visst ansvarsområde.

Omställningen från papperslappar eller enkla listappar tar givetvis tid. Inte minst att skapa de filter som är relevanta för dig. Men när det väl är gjort kommer du kanske få mer gjort, men framför allt göra det lättare att se vad som är rätt sak att göra.

Foto: kky


Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.