Få saker gjorda

Att arbetet med ett projekt stannar av kan bero på att du inte vet vad du ska göra härnäst. Men det kan också bero på att du inte kan fortsätta jobba eftersom du väntar på något. En rapport som ska bli klar om en vecka. Ett mail från en kund. Ett beslut från en chef.

När du gör veckogenomgången, fundera på vad nästa steg är för vart och ett av dem. När du stöter på projekt där du inte kan komma vidare utan input utifrån, skriv då upp vad du väntar på, från vem. Och lägg gärna till ett datum då du började vänta.

Tillsammans kan de tre uppgifterna – vad, från vem och hur länge – ge dig en snabb överblick över vad det är som fördröjer dig och när det kan vara läge ett påminna om det du väntar på.

Foto: Barney Moss

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]

Mänsklig multitasking är en myt sägs det. Att hoppa mellan olika arbetsuppgifter är förödande för koncentrationen. Varje fokusbyte innebär en ny startfas innan farten är uppe igen.

Det här är en av anledningarna till att jag försöker hålla e-postprogrammet på armlängds avstånd under större delen av arbetsdagarna.

Men min erfarenhet är att det här gäller i ett större perspektiv också. Få parallella uppdrag är lätta att hålla koll på, många betydligt svårare. Inte raketforskning direkt. Men det krävs ändå sätt att hantera det här.

Vid sidan av allt rutinarbete i mitt företag vill jag helst försöka hålla antalet parallella uppdrag till tre eller högst fyra. Med utgångspunkt i projektens deadlines går det att lägga ett pussel så att jag inte jobbar med fler åt gången än jag klarar av.

Jag skapar helt enkelt tre köer där jag lägger projekten efter varandra i den ordning de ska vara klara och med hänsyn taget till hur lång tid de tar. Ett projekt som förvisso har deadline först om någon månad men som tar lång tid får ockupera ena kön på egen hand, medan flera kortare, enklare projekt med på varandra följande deadlines får ta hand om kö nummer två. Och så vidare.

Det här är alltså ett mer användbart sätt att visualisera de deadlines jag har tagit på mig, eftersom det inte bara tar hänsyn till när något ska vara klart utan också hur lång tid jag uppskattar att arbetet kommer att ta.

Foto: Alexandre Duret-Lutz.

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]

Då och då kommer du upptäcka att saker och ting stannar av. Du har ett projekt där du vet vad slutmålet är, men du kommer inte vidare. Finns det en tydlig deadline är det sannolikt stressande, saknas deadline kan det ändå vara nog så frustrerande.

Min erfarenhet är att saker och ting som jag inte kommer vidare med huvudsakligen hamnar i två olika kategorier:

1. De som saknar deadline och som jag egentligen inte heller är intresserad av att göra.
2. De som har deadline eller som jag vill göra.

Saker och ting i den första första kategorin behöver du ta itu med först. Tänk igenom saken ordentligt: Om det inte finns en deadline finns det antagligen inte heller någon annan som väntar på att jag ska bli klar med den. Det här är alltså något som jag i första hand gör för min egen skull. Läge att bestämma mig: Om det är något jag inte vill göra, stryker jag det från min lista. Och om det är något jag vill göra, då hör det till kategori två trots allt.

Så vidare till kategori två, saker och ting som andra förväntar sig att jag ska göra eller som jag faktiskt vill göra för min egen skull.

Projekt som jag behöver eller vill göra men som ändå inte kommer vidare faller oftast i en av tre möjliga kategorier:

1. Deadline är inte tillräckligt nära för att jag ska behöva ägna mig åt det här ännu. De lägger jag på min lista med kommande projekt, en lista som jag tittar på under mina veckogenomgångar.
2. Det är ett projekt utan deadline, som jag gör för min egen skull, men som jag inte hinner med just nu. Till listan med kommande projekt.
3. Saker och ting som jag verkligen borde jobba med nu. Men som jag ändå inte ägnar mig åt. Det kan handla om ett inbyggt motstånd, att det är en uppgift som är ett “måste men vill verkligen inte”. Oftare handlar det däremot om att jag inte vet vad nästa steg är. Det här är de projekt som kräver mest tankemöda. Här måste jag helt enkelt bestämma vad som är nästa steg, och göra det så begripligt och litet som möjligt. Och även skriva ner vilka de kommande två, tre stegen är.

När detta är gjort, då brukar saker och ting börja röra på sig igen.

Foto: Kenny Louie.

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]

Att ha listor med projekt och uppgifter är ett utmärkt stöd i det dagliga arbetet. Men då och då behöver du också höja blicken och se till att listorna verkligen är aktuella. Kanske behöver någon av uppgiftslistorna kompletteras, kanske saknas något helt och hållet från din projektlista, kanske har något blivit överspelat och kan strykas.

Hur ofta är en smaksak, men åtminstone en gång varannan vecka tycker jag är en bra idé. Allra helst en gång i veckan. Varför?

Vi är vana vid att tänka i arbetsveckor. Att avsluta en vecka med att gå igenom listorna är ett bra sätt att samla ihop alla tankar, att få ned alla lösa trådar på papper, att få en överblick över veckan som kommer för att sen kunna ta ledigt.

Det uppenbara kan därför tyckas vara att göra den här genomgången på fredagar. Mitt förslag är istället att försöka hinna med det en dag tidigare.

Under flera år satte jag mig med mina listor efter lunch på fredag. Och alldeles för många gånger hittade jag saker som jag borde ha hunnit med under veckan. Sällan särskilt stora saker, projektlistan ser ju till att jag har koll på dem. Men ändå tillräckligt omfattande för att resten av fredagseftermiddagen skulle bli stressig.

Därför försöker jag numera göra veckogenomgången redan under torsdagen. Då har jag sedan hela fredagen på mig att avsluta arbetsveckan under kontrollerade former, samtidigt som jag får en tidig känsla för hur nästa vecka kommer att bli.

Under veckogenomgången tycker jag att några saker är viktigare än andra:

1. Titta igenom din projektlista. Stryk sånt som är avklarat eller inte längre behöver göras. Lägg till nya projekt som dykt upp under veckan. Se till att alla deadlines är de som gäller. Finns det något projekt där du är beroende av någon annan för att komma vidare? Påminn i så fall om du väntat länge.
2. Titta igenom dina uppgiftslistor. Behöver några av dem brytas ner i mindre delar för att du verkligen ska ha koll på allt som ska göras.
3. Titta igenom kalendern, både för den gångna veckan och den som kommer. För alla möten som varit under veckan, har du tagit hand om anteckningar och uppgifter som dök upp? För alla möten under veckan som kommer, har du koll på allt du behöver ha koll på?
4. Har du inte tömt dina inkorgar under veckan är det här rätt tillfälle att göra det.
5. Titta igenom listan med dina kommande projekt. Är det dags att aktivera något av dem?

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]