Anders Thoresson

E-post

Vad jag använder: Mailmate

Publicerad

Sedan länge använder jag Fastmail för min e-post. Jag behöver något mer avancerat än vad mitt vanliga webbhotell kan erbjuda, inte minst möjligheten att skapa filter som stoppar in mail i rätt mappar direkt. Gmail är givetvis ett alternativ, men jag har aldrig blivit vän med Googles e-posttjänst trots att så många gillar den.

Fastmail har ett helt okej webbgränssnitt, men jag föredrar ändå att använda ett e-postprogram i datorn. Mitt val är Mailmate. Av ett par viktiga anledningar.

  • Virtuella mappar i kombination med bra sökfunktioner ger mig en bra överblick över e-posten.
  • Tack vare bra snabbkommandon kan jag bland annat flytta e-post mellan mappar, söka eller hoppa till valfri mapp utan utan att flytta högerhanden till musen.
  • Stöd för Markdown.
  • Möjlighet att finjustera notifieringarna, vilket i kombination med Quitter minskar risken för att jag fastnar i inkorgen när jag egentligen borde göra annat.
  • Mailmate lär sig vilka e-postadresser jag ofta skickar mejl till – och vilken av min adresser jag då vill använda som avsändare. Väldigt bra om man som jag har flera olika e-postkonton och av olika anledningar vill hålla dem separerade.

Gratis e-postprogram finns det många. Men om e-posten är ett viktigt arbetsverktyg är de femtio dollar som Mailmate kostar väl investerade pengar.

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]

Sortera smart för att återta kontrollen över en full inkorg

Publicerad

Under de senaste dagarna har jag skrivit massor av tips om e-post. Bland annat varför det heter inkorg, vilka mappar du behöver, varför du ska vänta med att kolla inkorgen, varför du ska vänta med att skicka ett mejl och hur du kan använda notifieringar på ett smart sätt.

Men hur gör man för att komma igång, om man har flera hundra, kanske flera tusen olästa mejl i inkorgen?

Man sorterar dem smart.

Normalt sett är inkorgen sorterad i kronologisk ordning, med nyaste mejlet först.

Men tidpunkt för när ett mejl togs emot säger väldigt lite om hur viktigt det är. Särskilt inte om inkorgen är överfull.

Då finns ett bättre sätt att sortera: Efter avsändare. Precis som när det gäller notifieringar.

När inkorgen sorteras efter avsändare går det mycket snabbare att hoppa mellan dina viktiga kontakter och läsa vad som finns att läsa från dem. Här däremot, för varje kontakt, är kronologin en viktig signal för hur viktigt något är. Börja med det senaste mejlet, inte det äldsta. Detta gäller särskilt om du använder sortera efter avsändar-metoden för att komma ifatt igen när du varit borta från e-posten ett tag. Har du varit borta länge finns en stor chans att frågorna som finns i det äldsta mejlet redan är avklarade med hjälp av någon annan, medan du i det senaste mejlet (det med en mer frustrerad och irriterad ton) hittar de frågor där det börjat brinna i knutarna på allvar.

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]

Prioriterade kanaler för prioriterade kontakter

Publicerad

Rätt använda kan notifieringar gå från att vara störande till ett sätt att fånga mejl från dina viktigaste kontakter.

Men det finns fler sätt att se till att e-post från viktiga kontakter inte försvinner.

Ett är att skaffa en andra e-postadress och bara ge den till några få utvalda personer. Kvällar och helger eller stressiga arbetsdagar kan du nöja dig med att titta vad som dykt upp där, och sen tittar du i din publika inkorg när du har tid.

Ett annat sätt är att använda andra verktyg än e-post. Det här fungerar allra bäst i organisationer (vilket i det här sammanhanget kan betyda att ni har en och samma arbetsgivare eller flera olika) där ni är ett fåtal personer som skickar mycket e-post till varandra. Hoppa över e-posten helt och hållet och använd ett verktyg som Slack istället. Precis som en separat e-postadress ger detta dig möjlighet att hålla kommunikationen igång med viktiga personer utan att störas/lockas av allt annat.

Det kan också vara en idé att fundera på vad det är ni egentligen skickar till varandra via e-posten. Uppgifter och dokument gör sig bättre i verktyg anpassade för ändamålet. Skriv ner uppgiften direkt i er delade uppgiftslista, och jobba med dokumenten online. Det senare löser dessutom det annars oundvikliga problemet med tretton versioner av samma dokument som till slut ska sammanfogas till en enda. För delade uppgiftslistor är Todoist ett alternativ, för delade dokument Google Drive.

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]

Så ser du till att inte missa några viktiga mejl

Publicerad

I går föreslog jag att du ska våga vänta med e-posten när du kommer till jobbet. “Men tänk om jag missar något viktigt!” är en vanlig reaktion på det rådet.

Den risken går att minimera.

För det första: Om du verkligen väntar på ett viktigt mejlet, då ska givetvis “Kolla e-posten” stå med på listan med arbetsdagens prioriterade uppgifter. (Men när du kollat om det viktiga mejlet dykt upp, stäng då ner e-postprogrammet igen och fortsätt med de andra uppgifterna på listan.)

I övrigt handlar det om att ta hjälp av tekniken för att se till att du inte missar viktiga mejl. Det gör du i två steg:

  1. Slå av alla notifieringar.
  2. Definiera vad som är ett viktigt mejl.
  3. Hitta sätt att fånga dem.

Slå av notifieringar

Det här är ett grundläggande råd för att slippa e-poststress och för att kunna hålla fokus: Stäng av alla ljud, alla ikoner och alla andra signaler som talar om att det finns nya mejl i inkorgen. Du behöver inte något som talar om för dig att det finns olästa mejl, det gör det nästan alltid. Och därmed saknar notifieringarna i praktiken värde.

Vad är viktiga mejl?

Vad som är viktigt avgörs ofta av vem som är avsändare. Det kan vara chefen, en viktig kund eller en familjemedlem.

Hitta det viktiga

När du väl bestämt dig för vilka avsändare som är dina prioriterade kontakter – och här ska du inte välja för många! – så skapar du notifieringar för de här utvalda avsändaradresserna.

Till skillnad från notifieringar som talar om att det finns nya mejl blir det här alltså notifieringar som talar om att det finns nya mejl från någon av dina prioriterade kontakter. Och det är en väldigt stor skillnad.

Låt e-postprogrammet vara igång

Ett återkommande förslag är att stänga av e-postprogrammet och bara kolla mejlen någon gång om dagen. Men med mer selektiva notifieringar finns ett tredje steg mellan “e-postprogram på” och “e-postprogram av”. Nämligen “e-postprogram i bakgrunden”.

Vad som händer nu är att e-post trillar in i din inkorg allt eftersom tiden går – men e-postprogrammet kallar bara på din uppmärksamhet när någon du bryr dig extra mycket om skickar ett mejl.

Själv använder jag e-postprogrammet Mailmate, där det till och med går att ställa in flera olika notifieringar: Siffror med orange bakgrund betyder olästa mejl från familjen, siffror med röd bakgrund betyder olästa mejl från någon av mina uppdragsgivare. Hur många olästa mejl som väntar i inkorgen totalt har jag däremot ingen aning om innan jag öppnar den.

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]

Listan som räddar dig från e-postfällan

Publicerad

“Inkorgen är en uppgiftslista som andra fyller på åt dig.” Det är inte jag som påstår detta, men tyvärr har jag tappat bort källan. Om någon kan påminna mig om vem det är som sa detta första gången är jag tacksam.

Ofta är det ett sant påstående och dessutom en av anledningarna till att e-posten kan orsaka stress. Det handlar inte bara om vad det är för uppgifter som dyker upp i inkorgen, utan att det dyker upp uppgifter och att vi faktiskt tar sig an dem med en gång.

En typisk morgon kan se ut så här: Kommer till jobbet. Startar datorn. Hämtar en kopp kaffe. Sätter sig vid skrivbordet. Funderar på vad som ska göras först.

“Ah, jag ser om det kommit några mejl.”

Och det har det ju. Du börjar läsa, kasta, svara. Och så har det gått en halvtimme, kanske en timme.

Det kan kännas som om du fått gjort något. Och i någon mening är det ju också så, särskilt om du följt mina tidigare råd.

Men är det rätt saker? Var e-posten så viktig att det var en bra startpunkt för dagen? Det är inte lika säkert.

Sedan några år tillbaka börjar jag inte med att kolla e-posten när jag kommer till jobbet. Direkt avgörande för att undvika den fällan är hur varje arbetsdag avslutas: Med att bestämma vad som är morgondagens viktigaste uppgifter.

Jag skriver ner åtminstone en punkt på den listan, ofta tre-fyra stycken. Jag ser till att det är saker som är viktiga på riktigt. Allra helst ska det vara kopplat till mitt företags intäkter: En intervju som ska göras, researchmaterial som ska läsas, en ingress som ska skrivas, en artikelidé som ska formuleras innan den kan skickas till en redaktör.

När jag sedan bockat av åtminstone en av sakerna på dagens lista, först då öppnar jag e-postprogrammet. Och ser till att mejlen som väntar i inkorgen hamnar på rätt plats direkt.

Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]

Missa inte min kommande gratis-bok med tips för uppgiftslistan, kalendern och e-posten!