I det 42:a avsnittet av Digitalsamtal pratade Carl och jag om hur man kan använda datorer för att minnas saker som behöver minnas, program och tjänster som fungerar som egna personliga referensarkiv. Det handlar alltså inte om att-göra-listor, utan om sparad ”kunskap”.

I mitt jobb som journalist tar jag in rätt stora mängder information en vanlig arbetsvecka. Jag läser artiklar och böcker, jag lyssnar på poddar och föreläsningar, jag gör intervjuer. Det handlar om research för specifika uppdrag eller en allmän omvärldskoll för att hålla mig uppdaterad om vad som händer inom de områden som jag bevakar.

Att ta in allt detta är bra. Men ännu bättre om jag också minns det. Och kan hitta tillbaka till det i framtiden. När jag gör research för en ny artikel vill jag kunna bläddra runt bland texter jag läst om ämnet och bli påmind om resonemang och fakta som jag glömt bort. Förhoppningen är att kunna använda tekniken för att göra bättre research och därmed också skriva bättre artiklar.

Därför har jag länge hållit ögonen öppna efter någon mjukvara som kan hjälpa mig. Ett arkiv där jag kan stoppa in både saker jag läst och saker som jag själv har tänkt och som jag kan plocka fram när jag någon gång i framtiden behöver det.

Evernote har två stora brister

Evernote är ett av de absolut vanligaste svaren när jag frågat efter förslag. Och det är inte svårt att förstå varför. Ett av de uppenbara sätten att använda Evernote är just så som jag vill göra. In i tjänsten går det att stoppa i stort sett vilken typ av data som helst. Textdokument, pdf:er, bilder, ljud och så vidare. Ordna i olika anteckningsböcker, lägg till taggar för att få ännu bättre styrsel på det som sparas, och sök sedan när du behöver något. Två funktioner gör Evernote särskilt bra: Texttolkning i pdf:er och bilder gör att det går att söka i mer än bara vanliga dokument. Och ett Chrome-plugin gör att jag varje gång jag googlar efter något påminns om vad jag redan har i mitt arkiv som också relaterar till sökningen.

Men trots att jag försökt använda Evernote flera gånger har det aldrig klickat för mig. En viktig anledning är att jag bygger mitt referensbibliotek för att det ska finnas tillgängligt över tid. Och som jag skrivit tidigare, tillgänglighet över tid är inte den bästa förhoppningen att ställa till en molntjänst1.

Men inte ens här och nu har Evernote levererat den nytta som jag letar efter. Det finns två sätt att hitta saker i Evernote: Det går att söka efter nyckelord. Eller leta utifrån de taggar som jag själv lägger till.

Vad jag vill ha är dessutom ett system som skapar kopplingar mellan det jag sparar, oavsett om det är en anteckning jag gjort själv eller en vetenskaplig artikel som jag läst.

Kopplingar mellan anteckningar – manuellt eller automatiskt

Får något år sedan läste jag om zettelkasten, ett sätt att ge varje anteckning ett unikt id-nummer och sedan använda det för att skapa de här kopplingarna. På pappret lät det precis som vad jag letade efter, ett sätt att skapa röda trådar i det jag sparar. Men jag insåg också rätt omgående att det är ett väldigt tidskrävande arbete. Som säkert betalar sig, eftersom man hela tiden jobbar aktivt med det man sparat och håller det fräscht i minnet. Men ändå, på tok för tidskrävande. Några zettelkasten skrev jag aldrig.

Hela tiden har jag haft ett halvt öga på ett annat program. Jag köpte det på pappret Evernote-lika Devonthink för länge sedan. Ett program där jag kan spara vilken typ av dokument som helst – men där det är Devonthink och inte jag som hittar kopplingarna mellan dem. Och där allt finns lagrat på mina prylar, inte på ett företags servrar i molnet.

Devonthink har dock inte fungerat särskilt bra i mobiltelefoner och pekplattor, vilket är ett annat krav jag har. Mycket av det jag läser läser jag i min iPad och då måste jag på ett enkelt sätt kunna spara saker och ting direkt från paddan.

I somras blev det möjligt när Devonthink släppte en ny, kraftigt uppdaterad version av sina iOS-appar. Och därmed var det också dags att ge Devonthink en rejäl chans.

Och redan efter några veckor kan jag konstatera att detta är väldigt nära det jag letat efter. Synkfunktionen mellan dator och telefon och platta är inte perfekt, men tillräckligt bra.

Vad som däremot är snudd på fantastiskt är just funktionerna för att hitta saker i mitt arkiv. Devonthink har algoritmer som på olika sätt analyserar innehållet i de dokument jag sparar. När jag sedan markerar ett av dem kan jag öppna ett fönster där Devonthink föreslår andra dokument i mitt arkiv som verkar handla om ungefär samma sak.

Och det är här det blir så oerhört användbart. Markerar jag en anteckning jag gjort om självkörande fordon letar Devonthink upp andra dokument om självkörande fordon. Tämligen omgående hällde jag in även mitt produktionsarkiv från mina 16 år som journalist i Devonthink. Vilket gav resultat direkt. När jag nyligen gjorde research om ett säkerhetsproblem på nätet kunde Devonthink påminna om en artikel jag skrivit om ungefär samma ämne. En artikel jag skrev 2010 och sedan länge glömt bort. Men som i allra högsta grad var relevant att läsa nu, i jobbet med den nya texten.

Inga egna filformat

Och här finns också en annan viktig aspekt värd att lyfta fram. Eftersom jag alltid haft en viss misstänksamhet gentemot molntjänster, inte minst de som sparar min data i egna format. Molntjänster skapar rent generellt en inlåsningseffekt, som blir ännu större hos tjänster med egna format. Dokument som jag har lagrade på min egen hårddisk kan jag däremot enkelt hantera som jag vill.

Att ta alla mina befintliga dokument – sparade anteckningar, artiklar jag skrivit och artiklar jag sparat – och hälla in dem i Devonthink innebar alltså inte någon teknisk utmaning eller ens ansträngning från min sida. Det var bara att välja mapparna med filer som jag ville stoppa in i systemet och sen vänta på att Devonthink gjorde sitt jobb.

Efter några veckor med Devonthink känner jag mig övertygad om att det här är ett program som jag kommer att använda under lång tid framöver. Det utvecklas av ett litet företag, men har funnits länge. Skulle företaget av någon anledning sluta med utvecklingen kan jag fortsätta använda Devonthink så länge programmet fungerar på de datorer jag har. Och den dagen det inte längre går kommer jag kunna flytta ut alla mina sparade dokument och ta med dem till en annan lösning istället.