“När övergår organiserandet för att bli effektivare till att bli en effektivitetshämmare i sig själv?”

Frågan kom när jag twittrat ut länken till ett av blogginläggen jag skrev om e-post i förra veckan. Jag har inget bra svar, men ser att risken absolut finns. Själv har jag bytt program för min uppgiftslista mer än en gång, till exempel. Och ibland alldeles för ofta.

En del av de blogginläggen jag kommer att skriva under #blogg100 framöver handlar absolut om att bli mer effektiv. Att hitta smarta sätt att göra saker på kortast möjliga tid, eller helt enkelt genom att låta datorn göra sånt den är bra på medan jag kan ägna mig åt annat.

Men det viktigaste för mig är inte att bli effektiv, utan att skaffa mig marginaler och därmed minska stressnivån i vardagen. Att jag därmed på många sätt också blir mer effektiv (tror jag) är en bonus.

Eftersom det hittills blivit texter om e-post tar vi e-posten som ett exempel. Det viktiga är inte att ha en tom inkorg i sig, även om en twittersökning på “inbox zero” visar att många firar en tom inkorg med ett glatt utrop.

Inbox zero kan vara lätt att uppnå: Markera allt, radera. Men det är inte nollan som är det viktiga, det är vad jag gjorde för att ta mig dit som räknas. Det viktiga är att den tomma inkorgen betyder att jag har koll på läget. De möten som väntar finns i kalendern, de saker jag ska göra finns på uppgiftslistan.

När jag vet att jag har koll på det som ligger i inkorgen – eller rättare sagt det som inte längre ligger där – då blir det inte heller lika viktigt att tömma den helt. De där sista mejlen, som ska läsas när tid finns eller som kräver ett svar men där jag inte är riktigt klar över hur jag ska formulera mig, kan skvalpa kvar en stund i inkorgen. Eftersom jag successivt tar hand om allt annat som dyker upp är jag inte rädd att de mejl jag ännu inte är riktigt klar med ska försvinna i bruset.

Därför känner jag mig helt lugn med att låta dem vara där de är, istället för att flytta dem till en mapp och skriva upp på en lista att jag ska svara eller läsa.

Det hade varit en effektivitetshämmare i sig själv.


Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.