Devonthink har blivit min extrahjärna

Devonthink har blivit min extrahjärna

I det 42:a avsnittet av Digitalsamtal pratade Carl och jag om hur man kan använda datorer för att minnas saker som behöver minnas, program och tjänster som fungerar som egna personliga referensarkiv. Det handlar alltså inte om att-göra-listor, utan om sparad ”kunskap”.

I mitt jobb som journalist tar jag in rätt stora mängder information en vanlig arbetsvecka. Jag läser artiklar och böcker, jag lyssnar på poddar och föreläsningar, jag gör intervjuer. Det handlar om research för specifika uppdrag eller en allmän omvärldskoll för att hålla mig uppdaterad om vad som händer inom de områden som jag bevakar.

Att ta in allt detta är bra. Men ännu bättre om jag också minns det. Och kan hitta tillbaka till det i framtiden. När jag gör research för en ny artikel vill jag kunna bläddra runt bland texter jag läst om ämnet och bli påmind om resonemang och fakta som jag glömt bort. Förhoppningen är att kunna använda tekniken för att göra bättre research och därmed också skriva bättre artiklar.

Därför har jag länge hållit ögonen öppna efter någon mjukvara som kan hjälpa mig. Ett arkiv där jag kan stoppa in både saker jag läst och saker som jag själv har tänkt och som jag kan plocka fram när jag någon gång i framtiden behöver det.

Evernote har två stora brister

Evernote är ett av de absolut vanligaste svaren när jag frågat efter förslag. Och det är inte svårt att förstå varför. Ett av de uppenbara sätten att använda Evernote är just så som jag vill göra. In i tjänsten går det att stoppa i stort sett vilken typ av data som helst. Textdokument, pdf:er, bilder, ljud och så vidare. Ordna i olika anteckningsböcker, lägg till taggar för att få ännu bättre styrsel på det som sparas, och sök sedan när du behöver något. Två funktioner gör Evernote särskilt bra: Texttolkning i pdf:er och bilder gör att det går att söka i mer än bara vanliga dokument. Och ett Chrome-plugin gör att jag varje gång jag googlar efter något påminns om vad jag redan har i mitt arkiv som också relaterar till sökningen.

Men trots att jag försökt använda Evernote flera gånger har det aldrig klickat för mig. En viktig anledning är att jag bygger mitt referensbibliotek för att det ska finnas tillgängligt över tid. Och som jag skrivit tidigare, tillgänglighet över tid är inte den bästa förhoppningen att ställa till en molntjänst1.

Men inte ens här och nu har Evernote levererat den nytta som jag letar efter. Det finns två sätt att hitta saker i Evernote: Det går att söka efter nyckelord. Eller leta utifrån de taggar som jag själv lägger till.

Vad jag vill ha är dessutom ett system som skapar kopplingar mellan det jag sparar, oavsett om det är en anteckning jag gjort själv eller en vetenskaplig artikel som jag läst.

Kopplingar mellan anteckningar – manuellt eller automatiskt

Får något år sedan läste jag om zettelkasten, ett sätt att ge varje anteckning ett unikt id-nummer och sedan använda det för att skapa de här kopplingarna. På pappret lät det precis som vad jag letade efter, ett sätt att skapa röda trådar i det jag sparar. Men jag insåg också rätt omgående att det är ett väldigt tidskrävande arbete. Som säkert betalar sig, eftersom man hela tiden jobbar aktivt med det man sparat och håller det fräscht i minnet. Men ändå, på tok för tidskrävande. Några zettelkasten skrev jag aldrig.

Hela tiden har jag haft ett halvt öga på ett annat program. Jag köpte det på pappret Evernote-lika Devonthink för länge sedan. Ett program där jag kan spara vilken typ av dokument som helst – men där det är Devonthink och inte jag som hittar kopplingarna mellan dem. Och där allt finns lagrat på mina prylar, inte på ett företags servrar i molnet.

Devonthink har dock inte fungerat särskilt bra i mobiltelefoner och pekplattor, vilket är ett annat krav jag har. Mycket av det jag läser läser jag i min iPad och då måste jag på ett enkelt sätt kunna spara saker och ting direkt från paddan.

I somras blev det möjligt när Devonthink släppte en ny, kraftigt uppdaterad version av sina iOS-appar. Och därmed var det också dags att ge Devonthink en rejäl chans.

Och redan efter några veckor kan jag konstatera att detta är väldigt nära det jag letat efter. Synkfunktionen mellan dator och telefon och platta är inte perfekt, men tillräckligt bra.

Vad som däremot är snudd på fantastiskt är just funktionerna för att hitta saker i mitt arkiv. Devonthink har algoritmer som på olika sätt analyserar innehållet i de dokument jag sparar. När jag sedan markerar ett av dem kan jag öppna ett fönster där Devonthink föreslår andra dokument i mitt arkiv som verkar handla om ungefär samma sak.

Och det är här det blir så oerhört användbart. Markerar jag en anteckning jag gjort om självkörande fordon letar Devonthink upp andra dokument om självkörande fordon. Tämligen omgående hällde jag in även mitt produktionsarkiv från mina 16 år som journalist i Devonthink. Vilket gav resultat direkt. När jag nyligen gjorde research om ett säkerhetsproblem på nätet kunde Devonthink påminna om en artikel jag skrivit om ungefär samma ämne. En artikel jag skrev 2010 och sedan länge glömt bort. Men som i allra högsta grad var relevant att läsa nu, i jobbet med den nya texten.

Inga egna filformat

Och här finns också en annan viktig aspekt värd att lyfta fram. Eftersom jag alltid haft en viss misstänksamhet gentemot molntjänster, inte minst de som sparar min data i egna format. Molntjänster skapar rent generellt en inlåsningseffekt, som blir ännu större hos tjänster med egna format. Dokument som jag har lagrade på min egen hårddisk kan jag däremot enkelt hantera som jag vill.

Att ta alla mina befintliga dokument – sparade anteckningar, artiklar jag skrivit och artiklar jag sparat – och hälla in dem i Devonthink innebar alltså inte någon teknisk utmaning eller ens ansträngning från min sida. Det var bara att välja mapparna med filer som jag ville stoppa in i systemet och sen vänta på att Devonthink gjorde sitt jobb.

Efter några veckor med Devonthink känner jag mig övertygad om att det här är ett program som jag kommer att använda under lång tid framöver. Det utvecklas av ett litet företag, men har funnits länge. Skulle företaget av någon anledning sluta med utvecklingen kan jag fortsätta använda Devonthink så länge programmet fungerar på de datorer jag har. Och den dagen det inte längre går kommer jag kunna flytta ut alla mina sparade dokument och ta med dem till en annan lösning istället.

Vad jag använder: Scapple

Vad jag använder: Scapple

Tree är den outliner som jag oftast använder för att strukturera upp min research innan jag sätter mig och skriver en artikel.

Men ibland räcker inte Tree till. Om det är svårt att hitta en tydlig struktur i allt mitt material behöver jag ett verktyg som är mer som papper och penna, som låter mig tänka strukturerat på ett ostrukturerat sätt. Trees styrka är den tydliga hierarkin, men ibland blir den ett hinder.

Då startar jag istället Scapple.

Jag vet att många som skriver mycket och långt använder ett fantastiskt bra ordbehandlingsprogram som heter Scrivener. Scapple kommer från samma utvecklare och är det närmaste penna och papper jag sett i datorformat.

Datorprogram för att skapa Mindmaps finns hur många som helst. Scapple kan kategoriseras som ett av dem, men erbjuder samtidigt betydligt större frihet än något annat mindmap-program jag testat. Här finns inga krav på att saker och ting som skrivs ner ska kopplas ihop. Vill jag så går det, är det tills vidare bara en lös tanke kan den få hänga kvar uppe i högra hörnet på det virtuella pappersarket tills dess att det klarnat var i helheten det hör hemma. Kopplingar går att skapa med linjer, pilar, ramar, färgade bakgrunder – i kombinationer eller var för sig.

Och det är också här som den stora skillnaden jämfört med att faktiskt använda penna och papper kommer: Med datorn får jag ju alla möjligheter i världen att ändra, ändra igen och ändra en tredje gång utan att suddgummit nöter hål i pappret.


Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

Vad jag använder: Drafts

Vad jag använder: Drafts

Eftersom min mobiltelefon nästan alltid finns på armlängds avstånd fungerar den utmärkt som anteckningsblock. Istället för att sprida ut tankar som dyker upp i stunden på de papperslappar som råkar finnas i närheten är det bättre att använda mobiltelefonen.

Men i vilken app?

Ibland direkt i det program där tankarna hör hemma. Omnifocus om det är en uppgift eller ett embryo till ett projekt, Ulysses om det är början på en text som ska skrivas.

Men oftast använder jag Drafts.

Tanken med Drafts är fungera just som ett fångstnät för flyende tankar. Men till skillnad från de anteckningsappar som brukar komma med telefonen har Drafts flera fördelar.

Den viktigaste är att Drafts går att koppla till andra appar i mobilen. Jag kan lätt skicka en anteckning vidare till Omnifocus eller Ulysses. Eller Facebook, Twitter, som ett mejl eller sms till förinställda mottagare. Eller spara som en textfil på Dropbox, direkt i den katalog där jag har alla mina lösa artikelidéer. Och massa andra funktioner.

Tack vare app-kopplingar, filtermöjligheter, makron från Textexpander, stöd för Markdown och annat behöver jag i förväg inte fundera på var något som dök upp i huvudet hör hemma. Istället kan jag se till att så snabbt som möjligt skriva ner det och sen, när tid finns – veckogenomgången, enkelt stoppa in det på rätt ställe.

En annan väldigt stor fördel som också kopplar till möjligheten att snabbt skriva ner och sen fortsätta med det jag håll på med är att Drafts i jämförelse med många andra appar i mobilen startar blixtsnabb.

Använder du en iPhone och jobbar mycket med text har Drafts en given plats på telefonens startskärm.


Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

Vad jag använder: Tree

Vad jag använder: Tree

Många av de artiklar jag skriver bygger på omfattande research, både i form av inläsning och intervjuer. Innan jag sätter mig och skriver artikeln behöver jag strukturera upp innehållet så tydligt som möjligt.

Det är då jag startar Tree.

Till OS X finns en uppsjö av så kallade outliners, program som hjälper till att just ordna struktur i tanken. En av de populäraste är OmniOutliner, men för mig är det lite som att använda Word istället för Ulysses: Mer avancerat än vad jag faktiskt behöver, med fler funktioner än jag har glädje av och därmed har lust att betala för.

När jag hittade Tree insåg jag att det matchar mina behov perfekt. Bra knappkommandon för att snabbt kunna lägga till nya saker i utkastet, ett fåtal funktioner för att förstärka det jag skriver med färg och form men i övrigt inte så mycket mer.

Enda önskemålet: Att jag skulle kunna exportera utkasten till Markdown-formaterade textfiler.


Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

Vad jag använder: Divi

Vad jag använder: Divi

Den här webbplatsen använder WordPress som publiceringssystem, precis som en fjärdedel av internets alla webbplatser. Att tipsa om WordPress behöver jag därför knappast göra.

Däremot vill jag tipsa om det tema jag valt att använda: Divi.

Hur många andra teman jag använt innan Divi minns jag inte, men jag tror att det åtminstone är tre. Med Divi har jag för första gången fått ett tema som låter mig bygga en webbplats som ser ut och fungerar precis som jag vill. Tack vare ett väldigt stort urval av olika moduler – för bloggar, för knappar, för texter, för multimedia, för grafik, för kontaktformulär och så vidare – är jag inte begränsad till ett upplägg som tema-makaren tycker är bra. Istället kan jag klicka, dra och bygga sidor i väldigt snabb takt.

Det är som att bygga en webbplats med hjälp av Lego. Rekommenderas starkt.

Under sista året har dessutom Divi fått många nya finesser under skalet. Som möjligheten att göra A/B-tester1 och att dela färdiga layouter med andra användare. Bra support och bra community, bland annat i form av en väldigt aktiv Facebook-grupp är också saker som gör Divi till ett bra val.


Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.


  1. Ett A/B-test innebär att man skapar två eller flera versioner av samma sida på webbplatsen och sedan slumpar fram vilka besökare som får se vilken version. Utifrån vad besökarna som får se A respektive B sedan väljer att göra går det att dra slutsatser om vilken version som fungerar bäst. 
Vad jag använder: Buffer

Vad jag använder: Buffer

Mitt twittrande är till stor del länkar till saker som jag tycker är intressanta. Sakerna jag vill tipsa om är sånt jag hittar i min RSS-läsare, i mitt twitterflöde, i grupper på Facebook eller på andra sätt. Eller helt enkelt saker jag skrivit själv, antingen här på min egen webbplats eller hos någon av mina uppdragsgivare.

För att kunna sprida ut de här länktipsen jämt över dagen, och för att kunna lägga upp tweets för publicering i framtiden, använder jag Buffer.

Buffer är en tjänst som kopplas ihop med sociala medier som Twitter, Facebook och Linkedin. Där skapar användaren statusuppdateringar som ska publiceras i framtiden, sparar dem och låter sen Buffer göra resten.

Det går antingen att själv bestämma tidpunkt då något ska publiceras, eller låta Buffer ta hand om det också, utifrån en i förväg bestämd publiceringstakt.

Tack vare Ifttt går det dessutom att automatisera en hel del. Jag har till exempel ställt in så att RSS-flödet från min sajt automatiskt buffras till Twitter, och samma sak med artiklar som jag stjärnmärker i min RSS-läsare Inoreader.


Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.