Devonthink har blivit min extrahjärna

Devonthink har blivit min extrahjärna

I det 42:a avsnittet av Digitalsamtal pratade Carl och jag om hur man kan använda datorer för att minnas saker som behöver minnas, program och tjänster som fungerar som egna personliga referensarkiv. Det handlar alltså inte om att-göra-listor, utan om sparad ”kunskap”.

I mitt jobb som journalist tar jag in rätt stora mängder information en vanlig arbetsvecka. Jag läser artiklar och böcker, jag lyssnar på poddar och föreläsningar, jag gör intervjuer. Det handlar om research för specifika uppdrag eller en allmän omvärldskoll för att hålla mig uppdaterad om vad som händer inom de områden som jag bevakar.

Att ta in allt detta är bra. Men ännu bättre om jag också minns det. Och kan hitta tillbaka till det i framtiden. När jag gör research för en ny artikel vill jag kunna bläddra runt bland texter jag läst om ämnet och bli påmind om resonemang och fakta som jag glömt bort. Förhoppningen är att kunna använda tekniken för att göra bättre research och därmed också skriva bättre artiklar.

Därför har jag länge hållit ögonen öppna efter någon mjukvara som kan hjälpa mig. Ett arkiv där jag kan stoppa in både saker jag läst och saker som jag själv har tänkt och som jag kan plocka fram när jag någon gång i framtiden behöver det.

Evernote har två stora brister

Evernote är ett av de absolut vanligaste svaren när jag frågat efter förslag. Och det är inte svårt att förstå varför. Ett av de uppenbara sätten att använda Evernote är just så som jag vill göra. In i tjänsten går det att stoppa i stort sett vilken typ av data som helst. Textdokument, pdf:er, bilder, ljud och så vidare. Ordna i olika anteckningsböcker, lägg till taggar för att få ännu bättre styrsel på det som sparas, och sök sedan när du behöver något. Två funktioner gör Evernote särskilt bra: Texttolkning i pdf:er och bilder gör att det går att söka i mer än bara vanliga dokument. Och ett Chrome-plugin gör att jag varje gång jag googlar efter något påminns om vad jag redan har i mitt arkiv som också relaterar till sökningen.

Men trots att jag försökt använda Evernote flera gånger har det aldrig klickat för mig. En viktig anledning är att jag bygger mitt referensbibliotek för att det ska finnas tillgängligt över tid. Och som jag skrivit tidigare, tillgänglighet över tid är inte den bästa förhoppningen att ställa till en molntjänst1.

Men inte ens här och nu har Evernote levererat den nytta som jag letar efter. Det finns två sätt att hitta saker i Evernote: Det går att söka efter nyckelord. Eller leta utifrån de taggar som jag själv lägger till.

Vad jag vill ha är dessutom ett system som skapar kopplingar mellan det jag sparar, oavsett om det är en anteckning jag gjort själv eller en vetenskaplig artikel som jag läst.

Kopplingar mellan anteckningar – manuellt eller automatiskt

Får något år sedan läste jag om zettelkasten, ett sätt att ge varje anteckning ett unikt id-nummer och sedan använda det för att skapa de här kopplingarna. På pappret lät det precis som vad jag letade efter, ett sätt att skapa röda trådar i det jag sparar. Men jag insåg också rätt omgående att det är ett väldigt tidskrävande arbete. Som säkert betalar sig, eftersom man hela tiden jobbar aktivt med det man sparat och håller det fräscht i minnet. Men ändå, på tok för tidskrävande. Några zettelkasten skrev jag aldrig.

Hela tiden har jag haft ett halvt öga på ett annat program. Jag köpte det på pappret Evernote-lika Devonthink för länge sedan. Ett program där jag kan spara vilken typ av dokument som helst – men där det är Devonthink och inte jag som hittar kopplingarna mellan dem. Och där allt finns lagrat på mina prylar, inte på ett företags servrar i molnet.

Devonthink har dock inte fungerat särskilt bra i mobiltelefoner och pekplattor, vilket är ett annat krav jag har. Mycket av det jag läser läser jag i min iPad och då måste jag på ett enkelt sätt kunna spara saker och ting direkt från paddan.

I somras blev det möjligt när Devonthink släppte en ny, kraftigt uppdaterad version av sina iOS-appar. Och därmed var det också dags att ge Devonthink en rejäl chans.

Och redan efter några veckor kan jag konstatera att detta är väldigt nära det jag letat efter. Synkfunktionen mellan dator och telefon och platta är inte perfekt, men tillräckligt bra.

Vad som däremot är snudd på fantastiskt är just funktionerna för att hitta saker i mitt arkiv. Devonthink har algoritmer som på olika sätt analyserar innehållet i de dokument jag sparar. När jag sedan markerar ett av dem kan jag öppna ett fönster där Devonthink föreslår andra dokument i mitt arkiv som verkar handla om ungefär samma sak.

Och det är här det blir så oerhört användbart. Markerar jag en anteckning jag gjort om självkörande fordon letar Devonthink upp andra dokument om självkörande fordon. Tämligen omgående hällde jag in även mitt produktionsarkiv från mina 16 år som journalist i Devonthink. Vilket gav resultat direkt. När jag nyligen gjorde research om ett säkerhetsproblem på nätet kunde Devonthink påminna om en artikel jag skrivit om ungefär samma ämne. En artikel jag skrev 2010 och sedan länge glömt bort. Men som i allra högsta grad var relevant att läsa nu, i jobbet med den nya texten.

Inga egna filformat

Och här finns också en annan viktig aspekt värd att lyfta fram. Eftersom jag alltid haft en viss misstänksamhet gentemot molntjänster, inte minst de som sparar min data i egna format. Molntjänster skapar rent generellt en inlåsningseffekt, som blir ännu större hos tjänster med egna format. Dokument som jag har lagrade på min egen hårddisk kan jag däremot enkelt hantera som jag vill.

Att ta alla mina befintliga dokument – sparade anteckningar, artiklar jag skrivit och artiklar jag sparat – och hälla in dem i Devonthink innebar alltså inte någon teknisk utmaning eller ens ansträngning från min sida. Det var bara att välja mapparna med filer som jag ville stoppa in i systemet och sen vänta på att Devonthink gjorde sitt jobb.

Efter några veckor med Devonthink känner jag mig övertygad om att det här är ett program som jag kommer att använda under lång tid framöver. Det utvecklas av ett litet företag, men har funnits länge. Skulle företaget av någon anledning sluta med utvecklingen kan jag fortsätta använda Devonthink så länge programmet fungerar på de datorer jag har. Och den dagen det inte längre går kommer jag kunna flytta ut alla mina sparade dokument och ta med dem till en annan lösning istället.

Instapaper och Ifttt ger dig en överstrykningspenna för webben

Instapaper och Ifttt ger dig en överstrykningspenna för webben

Genom omvärldsbevakning, bland annat med hjälp av RSS och Twitter, hittar jag texter som jag vill läsa. Sällan hinner jag läsa dem i samma ögonblick som jag träffar på dem. Istället stoppar jag in dem i Instapaper, där de väntar tills dess att jag har tid.

Mycket av det jag läser är en del av research för kommande artiklar jag ska skriva. Därför sitter jag inte helt tillbakalutad när jag läser. Ofta har jag penna och papper till hands, där jag skriver ned viktiga punkter från texten. Eller så skriver jag ner dem i Ulysses direkt.

Men ofta vill jag också spara citat ur researchmaterialet. Instapaper i kombination med Ifttt har en riktigt bra lösning på det.

I Instapaper är det sedan ett tag tillbaka möjligt att använda både en virtuell överstrykningspenna och att skriva marginalanteckningar i de webbtexter jag sparat. Och det är ju bra. Men samtidigt blir de inlåsta hos Instapaper. Och det är mindre bra. Instapaper är utmärkt för att läsa, men när jag jobbar vidare med det jag läst vill jag inte behöva återvända dit och bläddra igenom arkivet där för att hitta texterna jag läst.

Ifttt har en lösning. I Ifttt kan jag skapa regler som körs när jag antingen gör en markering eller skriver en marginalanteckning i en text jag läser i Instapaper. När det händer sparas den passagen eller anteckningen som en textfil på mitt konto på Dropbox och därifrån vidare till min dators hårddisk.

Resultatet är att jag har en mapp på hårddisken som successivt fylls på med de läsfrukter jag samlar på mig från de texter jag läser.

För att göra den ständigt växande samlingen med små textfiler hanterbar använder jag Devonthink för att bläddra bland dem.

Devonthink är ett Mac-program som lämpar sig väldigt väl för den som vill bygga upp ett eget referensbibliotek. Det går att stoppa in filer av i stort sett vilket slag som helst i databasen, och dessutom hjälper programmet till att hitta kopplingar mellan dem. När jag läser ett dokument kan Devonthink visa vilka andra som möjligen är relaterade, genom att analysera innehållet i dem.


Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

Vad jag använder: Devonthink

Vad jag använder: Devonthink

Överskatta inte dina google-färdigheter är en viktig uppmaning. Hittar du en länk på nätet som du tror att du behöver i framtiden, spara den. Att räkna med att du ska kunna hitta den igen är ofta att lura dig själv.

Många använder Evernote på just det här sättet: Stoppa in det som kan behövas i framtiden och leta reda på det när det behövs. Själv har jag aldrig fastnat för Evernote. Det beror dels på att jag inte riktigt kommer överens med programmets upplägg, men framför allt på att jag tvingas lita på att Evernote kommer hantera mitt referensbibliotek på ett bra sätt över tid.

Jag använder som de flesta andra molntjänster både till det ena och till det andra. Men jag försöker också fundera på när en molntjänst inte är rätt lösning. Mitt referensbibliotek är ett sånt exempel.

Här sparar jag information som jag hittar idag och kanske behöver om några år. Kan jag lita på att Evernote finns kvar då?

Devonthink är till skillnad från Evernote ett program som jag installerar på min egen dator. Så länge jag har programmet kvar och en bra säkerhetskopia kan jag också vara säker på att jag har tillgång till den information som jag sparar i Devonthink, oavsett vad som händer med företaget som utvecklar programmet.

Dessutom jobbar Devonthink med dokument i standardformat. Det jag sparar i Devonthink är i första hand pdf-dokument, text-dokument och bilder. Skulle jag få problem med Devonthink kan jag fortfarande komma åt innehållet.

Men Devonthinks styrka är givetvis inte bara att jag har kontroll över mitt referensbibliotek. Här finns också flera finesser som gör att jag faktiskt har nytta av det.

Det är väldigt lätt att spara, spara, spara och sen aldrig återvända till det som sparas. Då är nyttan med ett referensbibliotek minst sagt begränsad.

En sådan är See also. När jag visar en fil i mitt arkiv använder Devonthink textanalys för att i en lista bredvid ge mig några förslag på andra dokument i min samling som kan vara relaterade till det jag tittar på. Det här är särskilt användbart för att bli påmind om dokument som jag la till för länge sedan och hunnit glömma, men som i allra högsta grad är relevanta för det jag för tillfället jobbar med.


Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

Tryck Twitters hjärta för att spara

Tack vare din framgångsrika omvärldsbevakningTwitter börjar du hitta massor av intressanta länkar. Men du hinner inte alltid läsa dem direkt. Vad gör du?

Ett sätt är att skicka dem med e-post till dig själv. Problemet är att inkorgen inte är det bästa stället för saker som du vill komma ihåg att läsa.

Ett annat alternativ är att använda Twitters funktion för att hjärtmärka tweets. Då har du öronmärkt tweeten och kan enkelt hitta den igen.

Ett tredje alternativ är att öppna länken och sen spara den till Instapaper eller Pocket.

Båda de två senare alternativen funkar, men har också sina problem. Hjärtmärkta tweets ligger förvisso och väntar på dig. Om du kommer ihåg att gå igenom högen. Att spara till en läsa-sen-tjänst som Instapaper är bättre, men att öppna länkar och sen klicka på spara är trots allt en liten tröskel att ta sig över.

Ifttt är lösningen. Ifttt går att koppla ihop med Twitter på många olika sätt. Att skapa en regel som sparar hjärt-märkta tweets till högen med intressanta artiklar är ett väldigt bra användningsområde.


Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

Spara potentiellt intressanta tweets till Google Drive

Spara potentiellt intressanta tweets till Google Drive

Vi har redan konstaterat att det kan finnas anledning att följa twitter-konton från RSS-läsaren: På Twitter ligger fokus på realtidskommunikation, medan en RSS-läsare är ett sätt att bromsa flödet och låta det vänta tills dess att du har tid att titta till det.

Men det är inte bara specifika konton som är intressanta på Twitter. Innehåll kan också upptäckas via hashtaggar eller andra sökningar, till exempel baserade på platsen som de skrevs ifrån.

Att spara sökningar på Twitter är ett sätt att enkelt göra om dem i framtiden. Ett annat sätt är att spara själva tweeten.

Ifttt kan hjälpa dig att göra just det. Ifttt är en tjänst som gör det möjligt att koppla ihop olika webbtjänster med varandra. Som Twitter med Google Drive.

Efter att ha skapat ett konto på Ifttt och anslutit tjänsten till dina konton på Twitter respektive Google Drive är det bara att börja bygga “Ifttt-regler”:

  • Låt Ifttt hålla koll efter tweets där du omnämns.
  • Låt Ifttt hålla koll efter tweets med hashtaggar du är intresserad av.
  • Låt Ifttt hålla koll efter tweets skickade från en viss plats.
  • Låt Ifttt hålla koll efter konton skickade från ett visst konto med en viss hashtagg.

Det går att göra listan lång. Och så fort Ifttt hittar en tweet som matchar din bevakning sparas den som en ny rad i ett kalkylblad hos Google Drive. Sen kan du när du har tid titta igenom dina kalkylblad på Google Drive för att se om där finns något som fångar ditt intresse.

Och om det är väldigt specifika saker du vill bevaka kan Ifttt också skicka notifieringar till din mobiltelefon.


Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.

Twittra inte från Twitters webbplats

De flesta som börjar twittra gör det från Twitters webbplats på twitter.com. Men det är verkligen inte det smidigaste sättet att använda Twitter. Särskilt inte om du tänkt utnyttja det sociala nätverket för omvärldsbevakning.

Mitt förslag är istället att antingen använda Tweetdeck (oavsett vilken dator du använder) eller Tweetbot (om du kör Mac).

De båda alternativen är egentligen snarlika och delar den viktigaste funktionen: Möjligheten att lägga upp flera kolumner sida vid sida som var och en visar olika delar av Twitter-flödet. Det här ger en helt annan översikt än vad Twitters webbplats kan erbjuda.

Jag har en kolumn för en privat lista med konton jag vill ha lite extra koll på, en kolumn med mentions (alltså där någon skriver till mig på Twitter), en kolumn med en lista med konton som ofta skriver om it-säkerhet, och en kolumn med en lista med stora nyhetsredaktioner för att ha koll på nyhetsflödet. Ofta finns också kolumner som innehåller sökningar på de hashtaggar som intresserar mig för tillfället.

Tweetdeck har dock några intressanta funktioner som Tweetbot saknar. En som är användbar är filtermöjligheten som finns för sökningar. Ju populärare en hashtagg är, desto svårare blir det att hålla koll på det som skrivs. Med Tweetdeck går det att skapa en kolumn som söker efter en viss hashtagg men bara visar tweets med en viss grad av Engagement.

Längst upp i kolumnerna i Tweetdeck finns en ikon som visar två skjutreglage. Där bakom döljer sig ett antal inställningsmöjligheter, varav Engagement är en. Här går det att specificera tröskelvärden, så att bara tweets med ett visst antal likes, retweets eller svar visas.

I samma meny finns också alternativet Content, där du exempelvis kan välja att kolumnen bara ska innehåll tweets som länkar vidare till sidor på webben.


Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.

För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.

Länkar till alla mina tips hittar du här.