I veckan var jag en av föreläsarna på Workhack. Jag gav tips på hur man stämmer i e-postfloden och återtar kontrollen över inkorgen, med mycket inspiration hämtat från Merlin Manns Inbox Zero men också från David Allens Get Things Done.

Under lunchdiskussionerna och även efteråt är det några deltagare som undrat varför jag fick upp ögonen för de här metoderna och vad som gör att jag fortsätter att använda dem.

För mig började det med ett internvikariet som redaktionssekreterare på Ny Teknik kring 2002/2003. Med den nya tjänsten kom spända axlar och huvudvärk som ett brev på posten. Sjukgymnastik på företagshälsovården hjälpte, men var trots allt en behandling av symptomen. Orsaken till stressen var alla nya arbetsuppgifter. Att ta steget från att bara sköta sig själv till att ha ansvar för en hel tidningsdel krävde nya redskap.

Av en slump trillade jag över den svenska översättningen av David Allens Get Things Done på Pocketshop på Sergels Torg. Jag behövde inte bläddra i den särskilt många minuter innan jag insåg att metoden kanske kunde vara något för mig.

Jag köpte, jag läste och jag kände mig helt stressad över hur komplext systemet verkade. Men det fanns en sak som fastnade, och som jag bestämde mig för att testa: Projektlistan.

När jag bara hade haft de artiklar jag själv skriver att bekymra mig för hade det också varit lätt att hålla i huvudet vad jag hade på gång. Men plötsligt skulle jag ha koll på ett flöde, de artiklar som tidningens IT-reportrar skrev skulle varje vecka bli en tidning. I efterhand känns det som en självklar lösning, men att på papper skriva ner vilka artiklar respektive reporter jobbade med och vilken vecka jag tänkte att de skulle vara med i tidningen gjorde hela skillnaden för axlar, nacke och huvud. En snabb titt på listan var allt som behövdes för att se vem som höll på med vad, och när jag hade tänkt att publicera. Den snabba titten talade därför om för mig vilken reporter jag borde stämma av med härnäst.

Efter några månader med projektlistan skummade jag David Allens bok igen och började successivt lägga till fler av de delar han föreslår i mitt eget system.

Jag hade nämligen insett det som stressforskaren Frida Eek pratade om på Workhack: Stress är resultatet av två faktorer – graden av krav och graden av kontroll. Gör du en bildsökning efter karasek theorell demand control hittar du flera varianter av den matris som hon visade i måndags och tisdags.

När jag började mitt vikariat klev jag rakt in i den kvadrant där kraven är höga med kontrollen är låg, stresskvadranten. Men genom att steg för steg börja jobba enligt först David Allens och senare Merlin Manns principer för att göra-listan och inkorgen rörde jag mig steg för steg mot kvadranten där kraven fortfarande är höga men även kontrollen är hög.

Idag använder jag OmniFocus för mina att göra-listor. Tidigare har jag använt bland annat Remember The Milk, Trello, Things och Todoist. Oavsett vilket program man väljer finns en inlärningströskel. Men insikten är att det är värt att ta sig den tiden, att det frigör mer tid i andra änden. När systemet väl är på plats behöver jag inte längre ägna lika mycket tid åt att fundera på vad jag ska göra.

Svaret på frågorna jag fick är alltså tvådelat: I första steget handlade det om att ta kontrollen över mina nya arbetsuppgifter. I det andra om att jag insåg att tiden som jag la ner på att fundera på hur jag skulle skriva upp mina arbetsuppgifter betalade sig.

Idag har frilansat i åtta år men arbetsdagarna är minst lika komplexa som när jag satt som redaktionssekreterare på Ny Teknik. Nu handlar det om att hålla koll på artiklar jag har på gång, inte sällan åt fem, sex olika uppdragsgivare samtidigt, på bokföring och administration och på annat som har med själva företagandet att göra.

De arbetsmetoder som jag började jobba efter på Ny Teknik har jag därför fortsatta att utveckla och anpassa till arbetssituationen. Ibland har det handlat om ganska komplexa system, när jag haft mycket på gång. Då innehåller listorna varje litet steg som krävs för att ta artiklar och andra projekt i mål. Under andra perioder har jag kunnat backa tillbaka till min startpunkt, med en enkel lista över de artiklar jag ska skriva.

Med tiden är det nämligen också en lärdom jag gjort: Det finns en uppenbar risk att överadministrera sina listor. Mitt råd är därför att bygga ut dem i små steg, tills dess att känslan av kontroll infinner sig. Och kanske testa ytterligare något av det David Allen, Merlin Mann eller någon annan föreslår för att se om det tillför något extra. Men absolut inte sätta upp komplexa system bara för att någon annan säger att det är så man bör göra.

Vill du läsa mer om vad vi gjorde på Workhack har Brit Stakston skrivit ett långt inlägg. Och om det verkar intressant, anmäl dig gärna till nästa upplaga! Den 26 januari arrangeras Workhack nästa gång, på Palladium i Malmö.