På pappersbruket i Billingsfors har papperslapparna spelat ut sin roll. Istället för att använda A5-lappar för att beställa underhåll på fabrikens maskiner används sedan i vintras ett datorsystem. Ordning och reda är den stora vinsten.

Bert Wessman tömmer en plastpåse på en av arbetsbänkarna i den mekaniska verkstaden. Högen med de tummade anteckningsböcker är bara en del av dem han fyllt sedan han började som reparatör på pappersbruket i Billingsfors 1968. Sidorna innehåller anteckningar om vad han gjort, hur och varför.

— Har man varit inne i en rullmaskin och lagt fem-sex timmar på att hitta ett litet dretfel som bara tar en halvtimme att åtgärda, då är det inte dumt att ha en anteckning om det till nästa gång så man slipper göra om hela felsökningen igen, säger han.

Nackdelen med anteckningsböcker är att de varken är lätta att hitta i eller tillgängliga för alla. De bristerna ska ett nytt it-system för underhållsstyrning komma till rätta med. När ett uppdrag är slutfört ska en minnesanteckning sparas i datorerna, information som sen ska vara enkel att ta fram när det är dags för ett nytt uppdrag på en rullmaskin eller pump. Resultatet blir något av serviceboken till en bil, fast för ett helt pappersbruk.

Men historiken är inte den enda fördelen som it-systemet ger. Enligt Kenneth Johansson som tillsammans med Henrik Olofsson varit ansvarig för driftsättningen av Tekla ska det användas i tre steg: Beställa, fördela och rapportera. Kedjan ska ge ordning och reda i brukets underhåll.

— Vi får en bättre koll på underhållet. Vi ser på ett tydligare sätt vad det kostar. Vi får bättre underlag för att planera vad som ska göras. Och det blir mindre spring, säger han.

Tidigare kom underhållsbeställningarna på en papperslapp. Några ord om vilket objekt som behövde underhåll, varför och möjligen en gissning om vad som var fel. Men så mycket mer information fanns inte tillgänglig för den som skulle göra jobbet.

— Var det ett kilrep som gått sönder långt upp på en elevator fick man gå genom hela fabriken, klättra upp på taket, ta i sär, titta vad det är för kilrep, gå tillbaka samma väg, ta sig till reservdelslagret, hämta ett nytt, klättra upp igen och montera, säger Kenneth Johansson.

Med Tekla finns all den information som behövs tillgänglig redan innan reparatörerna ger sig ut i anläggningen. Systemet innehåller klickbara ritningar av alla avdelningar, och varje objekt som har ett löpnummer är avbildat på bild. Allt för att göra det så lättanvänt som möjligt.

Men att nå dit var ett drygt arbete. Under nio månader gick Kenneth Johansson och Henrik Olofsson runt och fotograferade, tittade och ritade och skapade en digital kopia av bruket.

— Vi insåg att systemet var tvunget att vara i det närmaste perfekt från början, annars skulle det aldrig accepteras av dem som skulle använda det, säger Kenneth Johansson.

Bland dem som skulle lägga in jobbeställningarna i systemet fanns ett stort sug efter att få börja använda det. Men Kenneth Johansson valde att introducera det från andra hållet, att låta reparatörerna som utför underhållet var dem som först fick börja använda det.

— Vi ville ge dem chansen att i lugn och ro bekanta sig med datorsystemet. De fick torrsimma i det ett tag. Sen lät vi deras chefer titta på det, lära sig hur de ska ta emot och fördela jobben. Först därefter släppte vi på de riktiga beställningarna.

Och då gick det fort. Tanken var att de gamla papperslapparna skulle fasas ut under två månader. Redan efter två dagar var de i princip borta. Nu läggs 10-20 nya beställningar in i systemet varje dag, med bättre ordning och reda som resultat. Som Bert Wessman säger:

— Själva jobbet i sig förändras ju inte för oss på golvet. Vi får arbetsordrar nu och det fick vi förr också. Men sköts det här på rätt sätt kommer historiken och resten av informationen att spara mycket tid för oss, säger han.